No.1/18/2007-IR
Government of India
Ministry of Personnel, Public Grievances & Pensions
Department of Personnel & Training

New Delhi, the 21st September, 2007

OFFICE MEMORAUDM

Subject: Maintenance of records and publication of information under the Right to Information Act, 2005.

Section 4 of the Right to Information Act, 2005 sets out a practical regime of transparency in the working of the public authorities by way of disclosure of as much information to the public as possible, suo-motu so that the public may not have to resort to section 6. It is an important part of the Act observance of which is essential for its effective implementation.

1. Clause (a) of sub-section (1) of the section makes it obligatory for every public authority to maintain all its records duly catalogued and indexed. Record management in accordance with this provision is an important step to enable the Public Information Officers to furnish information sought under the Act. The clause also requires the public authority to have its records computerized and connected through a network all over the country. The public authorities are expected to complete the requirements of this clause on top priority.

2. Clause (b) of the sub-section ibid mandates the public authorities to publish the information mentioned therein within one hundred and twenty days from the date of enactment of the Act. It is expected that all public authorities would have complied with this requirement already. If it has not been done, its compliance may be ensured without any further delay. Information so published should also be updated every year as provided in the Act.

3. It is obligatory for all the public authorities under clause (c) of sub-section (1) of section 4 of the Act to publish all relevant facts while formulating important policies and announcing decisions affecting the public. They, under clause (d), are also obliged to provide reasons for their administrative or quasi-judicial decisions to the affected parties.

4. Section 4 of the Act requires wide dissemination of every information required to be disclosed suo motu in such form and manner which is accessible to the public. Dissemination may be done through notice boards, news papers, public announcements, media broadcasts, the internet or any other means.

disseminating the information, the public authority should take into consideration the cost effectiveness, local language and the most effective method of communication in the concerned local area. The information should be, to the extent possible, available with the Public Information Officer in the electronic format which could be made available free of cost or at such price as may be prescribed. A copy of the document published, referred to in para 3, and also the copies of publications referred to in para 4 above, should be kept with an officer of the public authority and should be made available for inspection by any person desirous of inspecting these documents.
6. All the Ministries/Departments etc. are requested to comply with the above referred requirements of the Act and also to issue necessary instructions to the public authorities under them for compliance of the same.

(K.G. Verma)

Director
Tel: 23092158

1. All the Ministries / Departments of the Government of India
2. Union Public Service Commission/ Lok Sabha Sectt./ Rajya Sabha Secretariat/ Cabinet Secretariat/ Central Vigilance Commission/ President’s Secretariat/ Vice-President’s Secretariat/ Prime Minister’s Office/ Planning Commission/Election Commission
3. Central Information Commission/State Information Commissions.
4. Staff Selection Commission, CGO Complex, New Delhi
5. Office of the Comptroller \& Auditor General of India, 10, Bahadur Shah Zafar Marg, New Delhi.
6. All officers/Desks/Sections, Department of Personnel \& Training and Department of Pension \& Pensioners Welfare.

Copy to: Chief Secretaries of all the States/UTs.

संख्या-1/18/2007-आई.आर.
भारत सरकार
कार्मिक, लोक शिकायत तथा पेंशन मंत्रालय
कार्मिक और प्रशिक्षण विभाग

नई दिल्ली, दिनांक 21 सितम्बर, 2007

कार्यालय ज्ञापन

विषय:-सूचना का अधिकार अधिनियम, 2005 के अंतर्गत रिकॉर्ड का रख-रखाव और सूचना का प्रकाशन।

सूचना का अधिकार अधिनियम, 2005 की धारा 4 में अधिकाधिक सूचना के स्वयं प्रकटीकरण के प्रावधान के माध्यम से लोक प्राधिकारियों के काम-काज में पारदर्शिता की एक व्यावहारिक व्यवस्था निर्धारित की गई है ताकि जनता को धारा 6 का सहारा न लेना पड़े। अधिनियम का यह एक ऐसा महत्वूपूर्ण भाग है जिसका अनुपालन, इसके प्रभावी कार्यान्वयन के लिए अनिवार्य है।
2. उपर्युक्त धारा की उपधारा (1) के खंड (क) के अनुसार प्रत्येक लोक प्राधिकारी को अपने सभी रिकॉर्डों को सूचीकृत और अनुक्रमणिका (इन्डेक्स) बना कर रखना बाध्यकर है। इस प्रावधान के अनुसार रिकॉर्ड प्रबंधन, लोक सूचना अधिकारी को अधिनियम के तहत मांगी गई सूचना मुहैया करवाने में सक्षम बनाने हेतु एक महत्वपूर्ण कदम है। इस खंड में लोक प्राधिकारी से यह अपेक्षित है कि वह अपने रिकॉर्डों को कम्प्यूटरीकृत करे और उन्हें देश भर में नेटवर्क के माध्यम से जोड़ दे। लोक प्राधिकारियों से, इस खंड की अपेक्षाओं को उच्चतम वरीयता के आधार पर पूरा करने की प्रत्याशा की जाती है।
3. उपर्युक्त उप धारा के खंड (ख) के अनुसार लोक प्राधिकारियों के लिए यह अधिदेशात्मक है कि वे उसमे उल्लिखित सूचनाओं का प्रकाशन, अधिनियम के लागू होने की तारीख से 120 दिनों के भीतर करवाएं। आशा की जाती है कि सभी लोक प्राधिकारियों द्वारा इस अपेक्षा का अनुपालन पहले ही किया जा चुका होगा। यदि ऐसा नहीं किया गया है तो इसका अनुपालन बिना कोई और विलंब किए सुनिश्चित कर लिया जाए।
4. अधिनियम की धारा 4 की उप धारा (1) के खंड (ग) के अंतर्गत सभी लोक प्राधिकारियों के लिए यह बाध्यकर है कि वे जनता को प्रभावित करने वाली महत्वपूर्ण नीतियां तैयार करते समय और निर्णय घोषित करते समय सभी संगत तथ्यों को प्रकाशित करें। वे खंड (घ) के अनुसार प्रभावित पक्षों को अपने प्रशासनिक अथवा अर्द्ध-न्यायिक निर्णयों के संबंध में कारण बताने के लिए भी बाध्य हैं।

1. अधिनियम की धारा 4 में यह अपेक्षित है कि स्वतः प्रकाशनीय सूचनाओं का व्यापक प्रसार, इस रूप और इस ढंग से किया जाए कि वह जनता तक पहुंच सके। सूचना का प्रसार नोटिस बोर्डों, समाचार पत्रों, सार्वजनिक उद्घोषणाओं, मीडिया प्रसारणों, इंटरनेट अथवा किन्हीं अन्य साधनों/माध्यमों द्वारा किया जा सकता है। सूचना का प्रसार करते समय प्रत्येक लोक प्राधिकारी को संबंधित स्थानीय क्षेत्र में लागत प्रभाव, स्थानीय भाषा और संचार की सर्वाधिक प्रभावी पद्धति को ध्यान में रखना चाहिए। लोक सूचना अधिकारी के पास सूचना, जहां तक संभव हो, इलेक्ट्रानिक प्रारूप में उपलब्ध होनी चाहिए जो नि:शुल्क अथवा यथा निर्धारित शुल्क पर मुहैया करवाई जा सके। पैरा 3 में उल्लिखित प्रकाशित दस्तावेज की एक प्रति और उपर्युक्त पैरा 4 में उल्लिखित प्रकाशनों की प्रतियां लोक प्राधिकारी के एक अधिकारी के पास रखी जानी चाहिए और इन दस्तावेजों का निरीक्षण करने के इच्छुक किसी भी व्यक्ति द्वारा निरीक्षण के लिए उपलब्ध होनी चाहिए।

2. सभी मंत्रालयों/विभागों से अनुरोध है कि अधिनियम की उपर्युक्त उल्लिखित अपेक्षाओं का अनुपालन करें और अपने अधीनस्थ लोक प्राधिकारियों को उनका अनुपालन करने के संबंध में आवश्यक अनुदेश भी जारी करें।

(कृष्ण गोपाल दत्त)
निदेशक

1. भारत सरकार के सभी मंत्रालय/विभाग।

2. संघ लोक सेवा आयोग/लोक सभा सचिवालय/राज्य सभा सचिवालय/मंत्रिमंडल सचिवालय/केन्द्रीय सतर्कता आयोग/राष्ट्रपति का सचिवालय/उप राष्ट्रपति का सचिवालय/प्रधान मंत्री कार्यालय/योजना आयोग/निर्वाचन आयोग।

3. कर्मचारी चयन आयोग, सी.जी.ओ. कॉम्पलैक्स, नई दिल्ली।

4. भारत के नियंत्रक और महालेखा परीक्षक का कार्यालय, 10 बहादुरशाह जफर मार्ग, नई दिल्ली।

5. कार्मिक और प्रशिक्षण विभाग, पेंशन तथा पेंशनभोगी कल्याण विभाग के सभी अधिकारी/अनुभाग।

प्रतिलिपि : सभी राज्यों/संघ राज्य क्षेत्रों के मुख्य सचिव।