This document reiterates the government’s policy on addressing public grievances and ensuring accessibility for citizens. It emphasizes the importance of designating a ‘No Meeting Day’ every week, typically Wednesday, for officials to meet with the public and hear their concerns. Specific time slots, from 10 AM to 1 PM, are allocated for this purpose, during which officers of the rank of Deputy Secretary and above are expected to be available. The guidelines also stress the need for subordinate and attached regional offices to observe similar practices. While exceptions are made for unavoidable parliamentary duties or urgent internal meetings, officials are still required to allocate alternative three-hour slots to meet citizens. The document highlights previous directives from 1988, 1993, and 2006, reinforcing the commitment to a responsive administration. It calls for strict adherence to these policies to ensure that citizens can easily meet with officials and have their grievances heard, thereby strengthening the service delivery mechanism. Feedback mechanisms are also encouraged to improve the system.
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संख्या: एच-18011/36/2010-लो.शि. भारत सरकार
कामिक, लोक शिकायत तथा पेशन मंत्रालय प्रशासनिक बुधार और लोक शिकायत विभाग (लोक शिकायत प्रभाग)
5वां तल, सरदार पटेल भवन, संसद मार्ग, नई दिल्ली-110001 दिनांक 9 अगस्त, 2011
कार्यालय ज्ञापन
विषय: नागरिकों से मिलने के लिए मुलाकात के समय से संबंधित दिशा-निर्देशों को दोहराने के संबंध में।
निम्न प्रकार से सूचीबद्ध “लोक शिकायत निवारण संबंधी दिशा निर्देश” में तीन विशिष्ट दिशा-निर्देश की और सभी संबंधितों का ध्यान आकर्षित किया जाता है:-
- दिनांक 1 मार्च, 1988 का का.ज्ञा. सं. 1/पीएलसीवाई/पीजी-88(7) : इसके पैराग्राफ 1 में निम्नलिखित नीति बनायी गयी है :-
। बिना बैठक का दिन
(i) वेन्द्रीय सचिवालय में सप्ताह में प्रत्येक बुधवार को ऐसा दिन निश्चित किया जाएगा जिस दिन कोई बैठक आयोजित नही की जाएगी । इसी दिन के तीन घंटे( 10 बजे से 1 बजे तक) शिकायतों के निवारण के लिए अलग रखे जाएं और उस समय उप-सचिव और उससे ऊपर के स्तर के सभी अधिकारी अपने कार्यालयों में उपस्थित रहेंगे और लोक शिकायतें प्राप्त करेंगे और उन्हें सुनेंगे । किसी भी बुधवार को अंत: मंत्रालयीन बैठकें न रखी जाएं । लेकिन ऐसी अंत: मंत्रालयीन बैठकों, जिन्हें स्थगित नही किया जा सकता, का समय बुधवार को 1 बजे के बाद नियत किया जाए ।
(ii) सभी मंत्रालय/विभाग अपनी स्थानीय आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए अपने अधीनस्थ/संलग्न क्षेत्रीय कार्यालयों के लिए सप्ताह का एक दिन निर्दिष्ट करें, जिस दिन कोई बैठक न की जाए । उस दिन के तीन घंटे लोक शिकायत प्राप्त करने और सुनने के लिए निश्चित किये जाएं ।
(iii) उन मामलों को छोड़कर इन अनुदेशों को अनिवार्यत: पालन किया जाएगा, जिनमें अधिकारी को संसदीय कार्य से बुधवार को 10 बजे से 1 बजे के बीच कार्यालय से बाहर जाना हो या उन मामलों में जिनमें अत्यावश्यक आंतरिक बैठकों को लंबित नही किया जा सकता हो यदि किसी अधिकारी को इन घंटों के दौरान अपरिहार्य कारणों से अपने कार्यालय से बाहर रहना आवश्यक हो तो वह बुधवार को किसी अन्य समय तीन घंटे इसके लिए अलग रख सकता है । मंत्रालय/विभाग के सचिव की यथाशीघ्र अनुसूची में परिवर्तन की सूचना दी जाए । - दिनांक 07.09.1993 का का.ज्ञा. सं. 9/पीएलसीवाई/पीजी-93(8) : इसमें अन्य बातों के साथ-साथ निम्नलिखित को दोहराने के लिए 1.3.1988 के उपरोक्त का ज्ञा. का उल्लेख किया गया है :
(i) एक बैठक रहित दिन का कड़ाई से अनुपालन किया जाना चाहिए । प्रत्येक बुधवार को निदेशक(शिकायत) और उप सचिव स्तर के अधिकारियों को विनिर्दिष्ट घंटों के दौरान (10 बजे से 1 बजे तक) लोक शिकायतें प्राप्त करने और सुनने के लिए अपने कार्यालय में उपस्थित रहना चाहिए।(ii) स्वागत अधिकारियों, सुरक्षा कर्मियों और उपरासियों को उस दिन के संबंध में उचित अनुदेश दिए जाने चाहिएं जिस दिन को बैठक नहीं रखी जानी हैं ताकि वे बिना पूर्व समय निर्धारित किए जन सामान्य को अधिकारियों से मिलने की अनुमति दें । - दिनांक 22.5 .2006 का का.ज्ञा. सं. के-15011/1/2006-लो.शि. : इसमें अन्य बातों के साथसाथ निम्नलिखित शामिल हैं :-
(vi) प्रत्येक बुधवार को बिना बैठक का दिन माना जाना चाहिए तथा निदेशक (शिकायत) को नागरिकों से मिलने और उनकी शिकायतें सुनने के लिए उपलब्ध रहना चाहिए । प्रणाली में रह गई कमियों को सुधारने के लिए प्रतिपुष्टि या फीडबैक सुविधा उपलब्ध होनी चाहिए ।
(vii) अनुक्रियाशील प्रशासन को बढ़ावा देने के लिए मंत्रालय/विभाग सेवा को उपयोग करने वालों तथा नागरिक ग्रुपों से नियमित रूप से वार्तालाप करने की सुविधा द्वारा, सेवा विधि को सुदृढ़ बनाया जा सकता है । - उपरोक्त उद्धरणों में दिए अनुसार लोगों से मिलने के लिए भारत सरकार की नीति को नियमित आधार पर सख्ती से पालन किए जाने के लिए दोहराया जाता है ।
संयुक्त सचिव, भारत सरकार
दूरभाष : 23350331
सेवा में
भारत सरकार के सभी मंत्रालयों/विभागों के सचिव ।