This office memorandum from the Ministry of Personnel, Public Grievances and Pensions emphasizes the importance of maintaining records properly, as mandated by Section 4 of the Right to Information Act. The Central Information Commission has highlighted that a lack of systematic record-keeping leads to incomplete and misleading information being provided by Public Information Officers. The memorandum reiterates that public authorities are expected to list and index their records to facilitate the disclosure of information. Failure to comply may result in compensation to the complainant, as per Section 19(8)(b) of the Act. Despite previous instructions, many public authorities have not given adequate attention to this matter. Therefore, all ministries and departments are directed to ensure that their subordinate public authorities immediately comply with the requirements of Section 4, particularly sub-section (1)(a). The memo is addressed to all ministries, government bodies, the Central and State Information Commissions, and the Chief Secretaries of all states and union territories.
SOURCE PDF LINK :
Click to access 12_192_2009-IR-Hindi.pdf
Click to view full document content
सं. 12/192/2009-आई.आर.
भारत सरकार
कार्मिक, लोक शिकायत तथा पेंशन मंत्रालय
(कार्मिक और प्रशिक्षण विभाग)
नार्थ ब्लॉक, नई दिल्ली,
दिनांक 20 जनवरी, 2010.
कार्यालय ज्ञापन
विषय: सूचना का अधिकार अधिनियम की धारा 4 के अनुरूप रिकॉर्डों का रखरखाव ।
केन्द्रीय सूचना आयोग ने एक मामले में कहा है कि रिकॉर्डों के सुव्यवस्थित ढंग से रखरखाव के
अभाव में लोक सूचना अधिकारी अधूरी और भ्रामक सूचना दे देते हैं । ऐसा इसलिए हो रहा है क्योंकि लोक
प्राधिकरण सूचना के अधिकार अधिनियम की धारा 4(1)(क) का पालन नहीं करते । अधिनियम के इस
प्रावधान में प्रत्येक लोक प्राधिकरण से यह अपेक्षा की गई है कि वे अपने रिकॉर्डों को विधिवत् सूचीबद्ध करें
और वे इनकी ऐसे रूप में निर्देशिका (इंडेक्स) बनाएं कि सूचना का अधिकार सुकर बने । आयोग ने यह भी
स्पष्ट किया है कि ऐसी त्रुटि के लिए सम्बद्ध लोक प्राधिकरण को, शिकायतकर्ता को क्षतिपूर्ति का भुगतान
करना पड़ सकता है । स्मरणीय है कि अधिनियम की धारा 19(8)(ख) आयोग को सम्बन्धित लोक
प्राधिकरणों से शिकायतकर्ता को किसी नुकसान अथवा अन्य क्षति की प्रतिपूर्ति करने की शक्ति प्रदान करती
है ।
- सूचना का अधिकार अधिनियम की सफलता के लिए रिकॉर्डों का उचित रखरखाव महत्वपूर्ण है किन्तु
इस विभाग द्वारा जारी अनुदेशों के बावजूद बहुत-से लोक प्राधिकरणों ने इस विषय पर उचित ध्यान नहीं
दिया है । मुझे, सभी मंत्रालयों/विभागों से यह सुनिश्चित करने का अनुरोध करने का निदेश हुआ है कि वे
अपने अधीन सभी लोक प्राधिकरणों को अविलंब अधिनियम की धारा 4 की अपेक्षाओं का और खास तौर से
धारा 4 की उप-धारा (1) के खण्ड (क) का पालन करने का निदेश दें ।
(कृष्ण गोपाल वर्मा)
निदेशक
दूरभाष: 23092158.
सेवा में,
- भारत सरकार के सभी मंत्रालय/विभाग ।
-
संघ लोक सेवा आयोग/लोक सभा सचिवालय/राज्य सभा सचिवालय/मंत्रिमण्डल सचिवालय/केन्द्रीय
सतर्कता आयोग/राष्ट्रपति सचिवालय/उपराष्ट्रपति सचिवालय/प्रधानमंत्री कार्यालय/योजना
आयोग/निर्वाचन आयोग । -
केन्द्रीय सूचना आयोग/राज्य सूचना आयोग ।
-
कर्मचारी चयन आयोग, सी.जी.ओ. कॉम्प्लेक्स, नई दिल्ली ।
-
भारत के नियंत्रक और महालेखा परीक्षक का कार्यालय, 10, बहादुरशाह जफर मार्ग, नई दिल्ली ।
-
कार्मिक और प्रशिक्षण विभाग तथा पेंशन और पेंशनभोगी कल्याण विभाग के सभी
अधिकारी/डेस्क/अनुभाग ।
प्रति: सभी राज्यों/संघ राज्य क्षेत्रों के मुख्य सचिवों को ।