This memorandum clarifies the implications of Section 8(3) of the Right to Information Act, 2005, which mandates the disclosure of information related to events that occurred twenty years prior to a request. It emphasizes that the Act itself does not set a record retention schedule; instead, public authorities must adhere to their applicable schedules. While weeding out files doesn’t necessarily destroy information, and information that was previously exempt might become disclosable after 20 years, certain types of information remain permanently exempt. These include information that could prejudice India’s sovereignty, security, economic interests, or lead to incitement of an offense; information that would breach parliamentary privilege; and Cabinet papers, with specific conditions. The directive aims to ensure all relevant parties are aware of these provisions.
SOURCE PDF LINK :
Click to access 1_14_2007_IR.pdf
Click to view full document content
No.1/14/2007-IR
Government of India
Ministry of Personnel, Public Grievances & Pensions
Department of Personnel & Training
New Delhi, the 31st October, 2007
OFFICE MEMORAUDM
Subject: Disclosure of information relating to occurrence/event/matter which took place 20 years back.
Attention is invited to sub-section (3) of section 8 of the Right to Information Act, 2005 (Act) which provides that ‘subject to the provisions of clauses (a), (c) and (i) of sub-section (1), any information relating to any occurrence, event or matter which has taken place, occurred or happened twenty years before the date on which any request is made under Section 6 shall be provided to any person making a request under that section’. References have been received in this Department seeking clarification whether the above provision of the Act requires all the records to be preserved for more than a period of 20 years. The Second Administrative Reforms Commission, in its First Report titled the ‘Right To Information – Master Key to Good Governance’, has also expressed an apprehension about interpretation of the above provision with reference to the retention schedule of the files.
- The RTI Act does not prescribe a record retention schedule. The records are to be retained by a public authority as per the record retention schedule applicable to that public authority. It is, however, important to note that weeding out of a file or any other record does not necessarily result into destruction of all the information contained in that file or record. It is possible that information generated in a file may be available in the form of an OM or a letter or in any other form even after the file has been weeded out. The above referred provision of the Act requires furnishing of information so available after the lapse of 20 years even if such information was exempt from disclosure under sub-section (1) of Section 8. It means that the information which, in normal course, is exempt from disclosure under sub-section (1) of Section 8 of the Act, would cease to be exempted if 20 years have lapsed after occurrence of the incident to which the information relates. However, the following types of information would continue to be exempt and there would be no obligation, even after lapse of 20 years, to give any citizen –
(i) Information disclosure of which would prejudicially affect the sovereignty and integrity of India, the security, strategic, scientific or economic interest of the State, relation with foreign state or lead to incitement of an offence;
(ii) Information the disclosure of which would cause a breach of privilege of Parliament or State Legislature; or
(iii) Cabinet papers including records of deliberations of the Council of Ministers, Secretaries and other Officers subject to the conditions given in proviso to clause (i) of sub-section (1) of Section 8 of the Act.
3. Contents of this OM may be brought to the notice of all concerned.
(K.G. Verma)
Director
- All the Ministries / Departments of the Government of India
- Union Public Service Commission/ Lok Sabha Sectt./ Rajya Sabha Secretariat/ Cabinet Secretariat/ Central Vigilance Commission/ President’s Secretariat/ Vice-President’s Secretariat/ Prime Minister’s Office/ Planning Commission/Election Commission.
- Central Information Commission/State Information Commissions.
- Staff Selection Commission, CGO Complex, New Delhi
- Office of the Comptroller \& Auditor General of India, 10, Bahadur Shah Zafar Marg, New Delhi.
- All officers/Desks/Sections, Department of Personnel \& Training and Department of Pension \& Pensioners Welfare.
Copy to: Chief Secretaries of all the States/UTs.
संख्या-1/14/2007-आई.आर.
भारत सरकार
कार्मिक, लोक शिकायत तथा पैशन मंत्रालय
(कार्मिक और प्रशिक्षण विभाग)
नई दिल्ली, दिनांक: 31 अक्तूबर, 2007
कार्यालय जापन
विषय: 20 वर्ष पहले घटित घटना/वृत्तांत/विषय से संबंधित सूचना का खुलासा।
सूचना का अधिकार अधिनियम, 2005 (अधिनियम) की धारा 8 की उप-धारा (3) की ओर ध्यान आकर्षित किया जाता है जिसमें यह प्रावधान किया गया है कि ‘उपधारा (1) के खंड (क), खंड (ग) और खंड (झ) के उपबंधों के अधीन रहते हुए किसी ऐसी घटना, वृत्तांत या विषय से संबंधित कोई सूचना, जो उस तारीख से, जिसको धारा 6 के अधीन कोई अनुरोध किया जाता है, बीस वर्ष पूर्व घटित हुई थी या हुआ था, उस धारा के अधीन अनुरोध करने वाले किसी व्यक्ति को उपलब्ध कराई जाएगी।’ इस विभाग में ऐसे संदर्भ प्राप्त हुए हैं जिनमें यह स्पष्टीकरण मांगा गया है कि क्या अधिनियम के उपर्युक्त प्रावधान के अनुसार सभी रिकार्डों को 20 वर्ष की अवधि से अधिक समय के लिए सुरक्षित रखा जाना अपेक्षित है। द्वितीय प्रशासनिक सुधार आयोग ने भी ‘सूचना का अधिकार अच्छे शासन की मास्टर कुंजी’ शीर्षक वाली अपनी पहली रिपोर्ट में फाइलों की प्रतिधारण अनुसूची के संदर्भ में उपर्युक्त प्रावधान की व्याख्या के बारे में आशंका व्यक्त की है।
2. सूचना का अधिकार अधिनियम रिकार्ड प्रतिधारण अनुसूची निर्धारित नहीं करता। रिकार्डों का प्रतिधारण सम्बद्ध लोक प्राधिकरण में लागू रिकार्ड प्रतिधारण अनुसूची के अनुसार किया जाना अपेक्षित है। स्मरणीय है कि किसी फाइल या रिकार्ड को नष्ट करने से उस फाइल या रिकार्ड में समाहित सभी सूचनाएं नष्ट नहीं हो जाती। यह सम्भव है कि फाइल में सृजित सूचना, फाइल के नष्ट किए जाने के बाद भी कार्यालय जापन या पत्र अथवा किसी अन्य रूप में उपलब्ध रहे। अधिनियम के उपर्युक्त प्रावधान के अनुसार इस प्रकार उपलब्ध जानकारी को 20 वर्ष के व्यपगत हो जाने के बाद प्रस्तुत करना अपेक्षित है भले ही ऐसी सूचना को धारा 8 की उप-धारा (1) के अंतर्गत प्रकट करने से छूट दी गई हो। आशय यह है कि ऐसी सूचना जिसे अधिनियम की धारा 8 की उपधारा (1) के अंतर्गत प्रकट करने से छूट प्राप्त है, सूचना से संबंधित घटना के घटित होने के 20 वर्ष बाद प्रकट करनी होगी। तथापि निम्नलिखित प्रकार की सूचना, के प्रकटीकरण पर प्रतिबंध बना रहेगा और 20 वर्षों के व्यपगत होने के बाद भी ऐसी सूचना को किसी नागरिक को देने की कोई बाध्यता नहीं होगी :
(i) सूचना, जिसके प्रकटन से भारत की प्रभुता और अखण्डता, राज्य की सुरक्षा, रणनीति, वैज्ञानिक या आर्थिक हित, विदेश से संबंध पर प्रतिकूल प्रभाव पड़ता हो या किसी अपराध को करने का उद्दीपन होता हो;
(ii) सूचना, जिसके प्रकटन से संसद या किसी राज्य के विधान-मंडल के विशेषाधिकार का भंग कारित होगा; अथवा
(iii) अधिनियम की धारा 8 की उप-धारा (1) के खण्ड (i) के परंतुक में दी गई शर्तों के अधीन मंत्रिपरिषद, सचिवों और अन्य अधिकारियों के विचार-विमर्श के अभिलेख सहित मंत्रिमंडलीय कागजात।
- इस कार्यालय जापन की विषय-वस्तु को सभी संबंधितों के ध्यान में लाया जाए।
(कृष्ण गोपाल वर्मा)
निदेशक
सेवा में,
- भारत सरकार के सभी मंत्रालय/विभाग।
-
संघ लोक सेवा आयोग/लोक सभा सचिवालय/राज्य सभा सचिवालय/मंत्रिमंडल सचिवालय/केन्द्रीय सतर्कता आयोग/राष्ट्रपति सचिवालय/उप राष्ट्रपति सचिवालय/प्रधानमंत्री कार्यालय/योजना आयोग/निर्वाचन आयोग।
-
केन्द्रीय सूचना आयोग/राज्य सूचना आयोग।
-
कर्मचारी चयन आयोग, सी.जी.ओ. काम्पलैक्स, लोदी रोड, नई दिल्ली।
-
भारत के नियंत्रक और महालेखा परीक्षक का कार्यालय, 10, बहादुर शाह जफर मार्ग, नई दिल्ली।
-
कार्मिक और प्रशिक्षण विभाग तथा पेंशन और पेंशनभोगी कल्याण विभाग के सभी अधिकारी/डेस्क/अनुभाग।
प्रतिलिपि प्रेषित : सभी राज्यों/संघ राज्य क्षेत्रों के मुख्य सचिव।