No. 20/10/2010-CS.II

Government of India

Ministry of Personnel, Public Grievances and Pensions

(Department of Personnel & Training)

Lok Nayak Bhawan, Khan Market

New Delhi, 15th April 2010

OFFICE MEMORANDUM

Subject: Maintenance and preparation of Annual Performance Appraisal Report (APAR) of CSSS officers.

The undersigned is directed to invite attention of all the Ministries/Departments/Cadre Authorities of CSSS to this Department’s OM No. 21011/1/2005-Estt(A) (Pt.-II) dt. 23rd July, 2009 on the subject referred above and to say that the guidelines shall be applicable to all CSSS officers from the reporting year 2009-10 onwards.

In the light of instructions of the above OM and on the basis of APAR format used for IAS and All India Services officers, the existing format of APAR for CSSS officers has been revised. The revised format with guidelines is circulated herewith for the information of all the cadre authorities where CSSS officers are working. All nodal officers identified in the cadres may kindly have adequate number of blank APARs printed and forwarded to the concerned CSSS officers in accordance with the time schedule laid down for completion of APARs. The revised/new format is applicable from the reporting year 2009-10 onwards.

All Ministries/Departments are requested to bring the above to the notice of all the Offices/Officers of CSSS working under them for strict implementation/compliance.

This issues with the approval of Secretary (P).

({Rajiv Manjhi)

Deputy Secretary to the Government of India

Tel: 24622365

Encl: 16 pages

All Ministries/Departments of Government of India

JS(Estt/Admn)
केन्द्रीय सचिवालय आशुलिपिक सेवा के अधिकारियों की वार्षिक कार्यनिष्पादन मूल्यांकन रिपोर्ट

Annual Performance Appraisal Report For

Officers of the Central Secretariat Stenographer Service

निजी सचिव

Private Secretary
वैयक्तिक सहायक
Personal Assistant
आशुलिपिक ग्रेड ‘घ’
Steno Grade ‘D’

अधिकारी का नाम
Name of Officer: \qquad
को समाप्त होने वाले वर्ष/अवधि की रिपोर्ट
Report for the year/period ending:
संचालय/विभाग

Ministry/Department of

प्रपत्र /Form

केन्द्रीय सचिवालय आशुलिपिक सेवा के निजी सचिव, वैयक्तिक सहायक और आशुलिपिक योड ‘घ’ की वार्षिक कार्यनिष्पादन मूल्यांकन रिपोर्ट

Annual Performance Appraisal Report of Private Secretary, Personal Assistant and Steno Grade “D” of the Central Secretariat Stenographer Services

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

भाग-2 – स्व-मूल्यांकन

Part 2 – SELF APPRAISAL

(उस अधिकारी द्वारा भरा जाए, जिसकी रिपोर्ट लिखी जानी है)
(To be filled in by the Officer reported upon)
(कृपया प्रविष्टियाँ भरने से पहले अनुदेशों को ध्यानपूर्वक पढ़ ले)
(Please read carefully the instructions before filling the entries)

1. ………….. से ………… तक वर्ष/अवधि के दौरान आपके द्वारा किए गए कार्यों का संक्षिप्त वृत्त (संक्षिप्त वृत्त 100 शब्दों तक सीमित होना चाहिए)
   Brief resume of the work done by you during the year/period from …………. to ………… (The resume to be furnished should be limited to 100 words)
2. कृपया वे मदें दर्शायें, जिनमें महत्वपूर्ण उच्चतर उपलब्धियाँ रही हों और उनमें आपका क्या योगदान रहा। Please also indicate items in which there have been significantly higher achievements and your contribution thereto.
3. कृपया कार्यों को करने के लिए आपके द्वारा किए गए प्रयत्नों में कमियों और उनके कारण, यदि कोई हो, को संक्षेप में बताएं।
   Please state, briefly, the shortfalls in your input and reasons therefore, if any.
4. कृपया बताएं कि क्या पूर्ववर्ती कलैण्डर वर्ष की अचल सम्पत्ति संबंधी वार्षिक विवरणी नियत तारीख अर्थात् कलैण्डर वर्ष के बाद के 31 जनवरी तक दाखिल कर दी गई थी । यदि नहीं, तो विवरणी दाखिल करने की तारीख दी जाए ।
   Please state whether the annual return on immoveable property for the preceding calendar year was filed within the prescribed date i.e. 31^{st } January of the year following the calendar year. If not, the date of filing the return should be given.

स्थान / Place :

दिनांक / Date :
उस अधिकारी के हस्ताक्षर जिसकी रिपोर्ट लिखी जानी है
Signature of the officer reported upon

भाग 3 – मूल्यांकन

Part 3 – APPRAISAL

1. क्या रिपोर्ट लिखने वाला अधिकारी भाग-2 में दिए गए विवरण से सहमत है? यदि नहीं, तो असहमति किस सीमा तक है और इसके क्या कारण हैं? Does the Reporting Officer agree with the statement made in part 2 ? If not, the extent of disagreement and reasons thereof. \qquad \qquad \qquad
2. रिपोर्ट लिखने वाले अधिकारी द्वारा प्रत्येक गुण/विशेषता की सांख्यिकीय कोटि का निर्धारण किया जाएगा जोकि 1-10 पैमाने पर होनी चाहिए जिसमें 1 का तात्पर्य निम्नतम कोटि से और 10 का तात्पर्य उच्चतम कोटि से है। Numerical grading is to be awarded for each of the attribute by the reporting authority which should be on a scale of 1-10, where 1 refers to the lowest grade and 10 to the highest. (कृपया प्रविष्टियां भरने से पूर्व दिशा-निर्देशों को ध्यानपूर्वक पढ़े) (Please read carefully the guidelines before filling the entries) (क) किए गए कार्य का मूल्यांकन (इस खण्ड की तरजीह 40 प्रतिशत होगी) (A) Assessment of work output (weightage to this Section would be 40%)

टिप्पणी: समय कोटि दी गई वेटेज के अनुपात में, सूचकों के प्रत्येक समूह के औसत मूल्य के जोड़ पर आधारित होगी । Note: The overall grading will be based on addition of the mean value of each group of indicators in proportion to weightage assigned.

सामान्य / GENERAL

भाग-4

Part 4

1. जनता से संपर्क (जहां कही लागू हो)

Relations with the public (wherever applicable)
(कृपया जनता की अधिकारी तक पहुँच और उनकी आवश्यकताओं के प्रति उसकी अनुक्रियाशीलता पर टिप्पणी करें)
(please comment on the officer’s accessibility to the public and responsiveness to their needs)

2. प्रशिक्षण (कृपया अधिकारी की भावी प्रभावोत्पादकता और सामर्थ्यता को बढ़ाने के मद्देनज़र प्रशिक्षण की सिफ़ारिश करें) Training (Please give recommendations for training with a view to future improving the effectiveness and capabilities of the officer)
3. स्वास्थ्य की स्थिति

State of Health

4. सत्यनिष्ठा (अधिकारी की सत्यनिष्ठा पर टिप्पणी करें)

Integrity (Please comment on the integrity of the officer)

5. रिपोर्ट लिखने वाले अधिकारी द्वारा अधिकारी के वृहद गुणों और कम गुणों, असाधारण उपलब्धियों, महत्वपूर्ण कमियों और कमजोर वर्मों के प्रति रवैये सहित उसके समय गुणों के सम्बन्ध में चरित्र का आकलन (लगभग 100 शब्दों में)
   Pen Picture by Reporting Officer (in about 100 words) on the overall qualities of the officer including area of strengths and lesser strength, extraordinary achievements, significant failures and attitude towards weaker sections.
6. रिपोर्ट के भाग-3 में खण्ड क, ख और ग में दी गई तरजीह के आधार पर 10 के पैमाने पर समय सांख्यिकीय कोटि Overall numerical grading on the basis of weightage given in Section A, B, and C in Part-III of the Report.

रिपोर्ट लिखने वाले अधिकारी के हस्ताक्षर

Signature of the Reporting Officer

स्थान / Place :

साफ अक्षरों में नाम :

Name in Block letters:
पदनाम :
Designation:
दिनांक / Date :

1. वार्षिक निष्पादन मूल्यांकन रिपोर्ट एक महत्वपूर्ण दस्तावेज है, यह अधिकारी के कार्य-निष्पादन का मूल्यांकन करने के लिए और उसके कैरियर में आगे की बढ़ोतरी के लिए महत्वपूर्ण जानकारी उपलब्ध करवाता है । अत: वह अधिकारी जिसकी रिपोर्ट लिखी जा रही है और रिपोर्ट लिखे जाने वाले अधिकारी को बड़ी जिम्मेयारी के साथ इस फार्म को भरने की जिम्मेवारी निभानी चाहिए ।
   The Annual Performance Appraisal Report is an important document, it provides the basic and vital inputs for assessing the performance of an officer and for his/her further advancement in his/her career. The officer reported upon, the Reporting Officer should, therefore, undertake the duty of filling out the form with a high sense of responsibility.
2. रिपोर्ट लिखने वाले अधिकारी को यह महसूस करना चाहिए कि इसका उद्देश्य अधिकारी का विकास करना है, ताकि वह अपनी वास्तविक सामर्थ्य को पहचान सके । यह एक त्रुटि ढूंढने वाली प्रक्रिया नहीं है, बल्कि एक विकासात्मक प्रक्रिया है । रिपोर्ट लिखने वाले अधिकारी को, उस अधिकारी, जिसकी रिपोर्ट लिखी जानी है, के कार्य निष्पादन, अभिरुचि अथवा समय व्यतिप्त की कमियां अपनी रिपोर्ट में लिखने से संकोच नहीं करना चाहिए Reporting Officers should realize that the objective is to develop an officer so that he/she realizes his/her true potential. It is not meant to be a fault finding process but a developmental one. The Reporting Officer should not shy away from reporting shortcomings in performance, attitudes or overall personality of the officer reported upon.
3. ये मद्दे समुचित ध्यान से और पर्याप्त समय देकर भरी जानी चाहिए । रिपोर्ट को आकस्मिक तौर पर अथवा ऊपरी तौर से भरे जाने का कोई भी प्रयास उच्च अधिकारियों को स्पष्टतः पता चल जाएगा ।
   The items should be filled with due care and attention and after devoting adequate time. Any attempt to fill the report in a casual or superficial manner will be easily discernible to the higher authorities.
4. प्रत्येक उत्तर वर्णनात्मक रूप में दिया जाए । केवल उसे छोड़कर जहां संख्यात्मक कोटि दी जानी हो । उपलब्ध करवाया गया स्थान उत्तर की अपेक्षित लम्बाई दर्शाता है । शब्दों और पदबंधों को ध्यानपूर्वक चुना जाए और यह उत्तर रिकाई करने वाले अधिकारी के इरादे को सही ढंग से दर्शाए । सुस्पष्ट और साधारण भाषा का प्रयोग किया जाए ।
   Every answer shall be given in a narrative form except where numerical gradings is to be awarded. The space provided indicates the desired length of the answer. Words and phrases should be chosen carefully and should accurately reflect the intention of the officer recording the answer. Unambiguous and simple language may be used.
5. रिपोर्ट लिखने वाले अधिकारी, उस अधिकारी जिसकी रिपोर्ट लिखी जानी है, को वर्ष के शुरु में वर्ष में पूरे किए जाने वाले लक्ष्य सौंपेगा । यदि कोई अधिकारी रिपोर्टाधीन वर्ष के लिए नया पद सम्मानता है, तो इस तरह के लक्ष्य नया पद सम्मानने के समय तय किए जाएंगे । कार्य/लक्ष्य दोनों, संबंधित अधिकारियों द्वारा स्पष्ट रूप से जाने और समझे जाने चाहिए ।
   The Reporting Officer shall, in the beginning of the year, assign targets to each of the officers to whom he is required to report upon for completion during the year. In the case of an officer taking up a new post in the course of the reporting year, such targets/goals shall be set at the time of assumption of the new change. The tasks/targets set should clearly be known and understood by the both the officers concerned.
6. यथपि निष्पादन मूल्यांकन वर्ष में समाप्त होने वाला अभ्यास है और यह कि यह मानव संसाधन विकास का एक कारक बन सकता है, अत: रिपोर्ट लिखने वाले अधिकारी को नियमित अन्तराल पर निष्पादन का मूल्यांकन करना चाहिए और सलाह इत्यादि के माध्यम से सुधारात्मक कदम उठाने चाहिएं ।
   Although performance appraisal is a year-end exercise, in order that it may be a tool for human resource development; the Reporting Officer should at regular intervals review the performance and take necessary corrective steps by way of advice etc.
7. प्रत्येक मूल्यांकनकर्ता का यह प्रयास होना चाहिए कि वह मूल्यांकन किए जाने वाले अधिकारी के कार्यनिष्पादन, आचरण, व्यवहार और सामर्थ्य की भी यथासंभव वास्तविक तस्वीर प्रस्तुत करे ।
   It should be the endeavour of each appraiser to present the truest possible picture of the appraisee in regard to his/her performance, conduct, behaviour and potential.
8. यह मूल्यांकन, मूल्यांकन किए जाने वाले अधिकारी के कार्यनिष्पादन के बारे में रिपोर्टाधीन अवधि तक ही सीमित होना चाहिए ।
   Assessment should be confined to the appraisee’s performance during the period of report only
9. यह उम्मीद की जाती है कि 1 तथा 2 की कोई भी कोटि का, (किए गए कार्य अथवा गुण अथवा समय येड के लिए) विशेष कमियों के माध्यम से चरित्र आकलन में पर्याप्त रूप से औचित्य ठहराया जाए । इसी प्रकार 9 तथा 10 के येड का, किए गए विशेष कार्यों के संबंध में औचित्य ठहराया जाए । 1-2 के येड और 9-10 के येड विरले मामलों में होंगे, अत: उनका औचित्य बताने की आवश्यकता है । सांख्यिकी येड दिए जाने के संबंध में रिपोर्ट लिखने वाले और समीक्षा करने
   वाले अधिकारी को अपने कर्मचारियों, जो उसके अंतर्गत कार्य कर रहे हैं, की एक बड़ी संख्या की तुलना में कोटि करनी चाहिए । It is expected that any grading of 1 & 2 (against work output or attribute or overall grade ) would be adequately justified in the pen picture by way of special failures and similarly any grade of 9 & 10 would be justified with respect to special accomplishments. Grades of 1-2 or 9-10 are expected to be rare occurrences and hence the need to justify them. In awarding a numerical grade the reporting and reviewing authorities should rate the officer against a large population of his/her peers that may be currently working under them. 10. पेनल बनाने/पदोन्नति के लिए औसतन प्राप्तांकों की गणना करने के प्रयोजन से, निम्नलिखित येडों पर विचार किया जाएगा : For purpose of calculating average scores for empanelment/promotion, the following grades will be considered

| ए पी ए आर बेड
APARs graded | कोटि
Grading | प्राप्तांक, जिस पर विचार किया जाना है
Score to be considered |
| — | — | — |
| 8 और 10 के बीच
Between 8 and 10 | उत्कृष्ट
Outstanding | 9 |
| 6 और 8 के बीच
Between 6 and 8 | बहुत अच्छा
Very Good | 7 |
| 4 और 6 के बीच
Between 4 and 6 | अच्छा
Good | 5 |
| 4 से नीचे
Below 4 | – | 0 |

टिप्पणी / NOTE

सत्यनिष्ठा से संबंधित मद को भरने में निम्नलिखित प्रक्रिया का पालन करना चाहिए : The following procedure should be followed in filling up the item relating to integrity:-

1) यदि अधिकारी की सत्यनिष्ठा संदेह से परे है, ऐसे बताया जाए ।

If the officer’s integrity is beyond doubt, it may be so stated. (ii) यदि कोई संदेह है, मद को खाली छोड़ दिया जाए और निम्नानुसार कार्रवाई की जाए :

If there is any doubt of suspicion, the item should be left blank and action taken as under: (क) एक अलग गुम टिप्पणी दर्ज की जाए और बाद की कार्रवाई की जाए । टिप्पणी की एक प्रति गोपनीय रिपोर्ट के साथ अगले वरिष्ठतम अधिकारी को भी भेज दी जाए, जो यह सुनिश्चित करेगा कि अनुवर्ती कार्रवाई शीघ्र की जाती है । जहां सत्यनिष्ठा को प्रमाणित करना या गुम टिप्पणी को लिपिबद्ध करना संभव नहीं है, रिपोर्ट अधिकारी यह सूचित करे कि सुरभश निर्णय करने के लिए अधिकारी के कार्य को देखने में पर्याप्त समय नहीं था या उसने अधिकारी के खिलाफ कुछ सुना नहीं, जैसी भी स्थिति हो । A separate secret note should be recorded and followed up. A copy of the note should also be sent together with the Confidential Report to the next superior officer who will ensure that the follow-up action is taken expeditiously. Where it is not possible either to certify the integrity or to record the secret note, the Reporting Officer should state either that he has not watched the officer’s work for sufficient time to form a definite judgment or that he has heard nothing against the officer, as the case may be. (ख) यदि, अनुवर्ती कार्रवाई के परिणामस्वरूप संदेह दूर हो जाते हैं, अधिकारी की सत्यनिष्ठाप्रमाणित कर देनी चाहिए और तदनुसार एक प्रविष्टि गोपनीय रिपोर्ट में कर दी जाए । If, as a result of the follow-up action the doubts or suspicions are cleared, the officer’s integrity should be certified and an entry made accordingly in the Confidential Report. (ग) यदि संदेह की पुष्टि हो जाती है, तथ्य भी लिपिबद्ध कर दिए जाने चाहिए और ड्यूटी, संबंधित अधिकारी को संसूचित कर दी जाए । If the doubts or suspicions are confirmed, the fact should also be recorded and duty communicated to the officer concerned. (घ) यदि अनुवर्ती कार्रवाई के परिणामस्वरूप, संदेह दूर नहीं होते हैं और न ही उनकी पुष्टि होती है, अधिकारी के आचरण को अगली अवधि के दौरान देखा जाना चाहिए और उसके बाद उपर्युक्त (ख) और (ग) पर यथानिर्दिष्ट कार्रवाई की जानी चाहिए If as a result of the follow up action, the doubts or suspicions are neither cleared nor confirmed the officer’s conduct should be watched for a further period and thereafter action taken as indicated at b) and (c) above. (गृह मंत्रालय का कार्यालय जापन सं. 51/4/84-रंगा.(क) दिनांक 21.6.1965) (Ministry of Home Affairs O.M. No.51/4/84-Estt.(a) dated 21-6-1965).
केन्द्रीय सचिवालय आशुलिपिक सेवा के अधिकारियों की वार्षिक कार्यनिष्पादन मूल्यांकन रिपोर्ट

Annual Performance Appraisal Report For

Officers of the Central Secretariat Stenographer Service

प्रधान स्टाफ अधिकारी
Principal Staff Officer
वरिष्ठ प्रधान निजी सचिव
Senior Principal Private Secretary
प्रधान निजी सचिव
Principal Private Secretary

अधिकारी का नाम
Name of Officer:
को समास वर्ष/अवधि की रिपोर्ट
Report for the year/period ending:
संत्रालय/विभाग

Ministry/Department of

फॉर्म / Form

केन्द्रीय सचिवालय आशुलिपिक सेवा के प्रधान स्टाफ अधिकारी, वरिष्ठ प्रधान निजी सचिव और प्रधान निजी सचिव की वार्षिक कार्य निष्पादन मूल्यांकन रिपोर्ट

Annual Performance Appraisal Report of Principal Staff Officer, Sr. Principal Private Secretary, and Principal Private Secretary of the Central Secretariat Stenographer Services

………………………………………………………………………को समाप्त होने वाले वर्ष/अवधि की रिपोर्ट

Report for the year/period ending …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
भाग 2 – स्व मूल्यांकन
Part 2 – SELF APPRAISAL
(उस अधिकारी द्वारा भरा जाए, जिसकी रिपोर्ट लिखी जानी है)
(To be filled in by the Officer reported upon)
(कृपया प्रविष्टियाँ भरने से पहले अनुदेशों को ध्यानपूर्वक पढ़ लें)
(Please read carefully the instructions before filling the entries)

1. …………….. से ………… तक वर्ष/अवधि के दौरान आपके द्वारा किए गए कार्यों का संक्षिप्त वृत्त
   (संक्षिप्त वृत्त 100 शब्दों तक सीमित होना चाहिए)
   Brief resume of the work done by you during the year/period from …………. to ………… (The resume to be furnished should be limited to 100 words)
   \square
2. कृपया वे मदें दर्शायें, जिनमें महत्वपूर्ण उच्चतर उपलब्धियाँ रही हों और उनमें आपका क्या योगदान रहा। Please also indicate items in which there have been significantly higher achievements and your contribution thereto.
3. कृपया कार्यों को करने के लिए आपके द्वारा किए गए प्रयत्नों में कमियों और उनके कारण, यदि कोई हो, को संक्षेप में बताएं।
   Please state, briefly, the shortfalls in your input and reasons therefore, if any.
4. कृपया बताएं कि क्या पूर्ववर्ती कलैण्डर वर्ष की अचल सम्पत्ति संबंधी वार्षिक विवरणी नियत तारीख अर्थात् कलैण्डर वर्ष के बाद के 31 जनवरी तक दाखिल कर दी गई थी । यदि नहीं, तो विवरणी दाखिल करने की तारीख दी जाए ।
   Please state whether the annual return on immoveable property for the preceding calendar year was filed within the prescribed date i.e. 31^{st } January of the year following the calendar year. If not, the date of filing the return should be given.

स्थान / Place : \qquad
दिनांक / Date : \qquad उस अधिकारी के हस्ताक्षर जिसकी रिपोर्ट लिखी जानी है Signature of the officer reported upon

भाग 3 – मूल्यांकन

Part 3 – APPRAISAL

1. क्या रिपोर्ट लिखने वाला अधिकारी भाग-2 में दिए गए विवरण से सहमत है? यदि नहीं, तो असहमति किस सीमा तक है और इसके क्या कारण हैं? Does the Reporting Officer agree with the statement made in part 2? If not, the extent of disagreement and reasons thereof. \qquad \qquad \qquad
2. रिपोर्ट लिखने वाले अधिकारी द्वारा प्रत्येक गुण/विशेषता की सांख्यिकीय कोटि का निर्धारण किया जाएगा जोकि 1-10 पैमाने पर होनी चाहिए जिसमें 1 का तात्पर्य निम्नतम कोटि से और 10 का तात्पर्य उच्चतम कोटि से है। Numerical grading is to be awarded for each of the attribute by the reporting authority which should be on a scale of 1-10, where 1 refers to the lowest grade and 10 to the highest. (कृपया प्रविष्ठियां भरने से पूर्व दिशा-निर्देशों को ध्यानपूर्वक पढ़े) (Please read carefully the guidelines before filling the entries) (क) “किए गए कार्य” का मूल्यांकन (इस खण्ड की तरजीह 40 प्रतिशत होगी) (A) Assessment of work output (weightage to this Section would be 40%)

टिप्पणी: समय कोटि दी गई वेटेज के अनुपात में, सूचकों के प्रत्येक समूह के औसत मूल्य के जोड़ पर आधारित होगी । Note: The overall grading will be based on addition of the mean value of each group of indicators in proportion to weightage assigned.
सामान्य / GENERAL

भाग-4

Part 4

1. जनता से संपर्क (जहां कहीं लागू हो)
   Relations with the public (wherever applicable)
   (कृपया जनता की अधिकारी तक पहुँच और उनकी आवश्यकताओं के प्रति उसकी अनुक्रियाशीलता पर टिप्पणी करें)
   (please comment on the officer’s accessibility to the public and responsiveness to their needs)
2. प्रशिक्षण (कृपया अधिकारी की भावी प्रभावोत्पादकता और सामर्थ्यता को बढ़ाने के मद्देनज़र प्रशिक्षण की सिफ़ारिश करें)
   Training (Please give recommendations for training with a view to future improving the effectiveness and capabilities of the officer)
3. स्वास्थ्य की स्थिति
   State of Health
4. सत्यनिष्ठा (अधिकारी की सत्यनिष्ठा पर टिप्पणी करें)
   Integrity (Please comment on the integrity of the officer)
5. रिपोर्ट लिखने वाले अधिकारी द्वारा अधिकारी के वृहद गुणों और कम गुणों, असाधारण उपलब्धियों, महत्वपूर्ण कमियों और कमजोर वर्गों के प्रति रवैये सहित उसके समय गुणों के सम्बन्ध में चरित्र का आकलन (लगभग 100 शब्दों में)
   Pen Picture by Reporting Officer (in about 100 words) on the overall qualities of the officer including area of strengths and lesser strength, extraordinary achievements, significant failures and attitude towards weaker sections.
6. रिपोर्ट के भाग-3 में खण्ड क, ख और ग में दी गई तरजीह के आधार पर 10 के पैमाने पर समय सांख्यिकीय कोटि Overall numerical grading on the basis of weightage given in Section A, B, and C in Part-III of the Report.

रिपोर्ट लिखने वाले अधिकारी के हस्ताक्षर

Signature of the Reporting Officer

स्थान / Place :

साफ अक्षरों में नाम :
Name in Block letters:
पदनाम :
Designation:
दिनांक / Date :
रिपोर्ट की अवधि :
During the period of Report:

1. वार्षिक निष्पादन मूल्यांकन रिपोर्ट एक महत्वपूर्ण दस्तावेज है, यह अधिकारी के कार्य-निष्पादन का मूल्यांकन करने के लिए और उसके कॅरियर में आगे की बढ़ोतरी के लिए महत्वपूर्ण जानकारी उपलब्ध करवाता है । अतः वह अधिकारी जिसकी रिपोर्ट लिखी जा रही है और रिपोर्ट लिखे जाने वाले अधिकारी को बड़ी जिम्मेवारी के साथ इस फार्म को भरने की जिम्मेवारी निभानी चाहिए । The Annual Performance Appraisal Report is an important document, it provides the basic and vital inputs for assessing the performance of an officer and for his/her further advancement in his/her career. The officer reported upon, the Reporting Officer should, therefore, undertake the duty of filling out the form with a high sense of responsibility.
2. रिपोर्ट लिखने वाले अधिकारी को यह महसूस करना चाहिए कि इसका उद्देश्य अधिकारी का विकास करना है, ताकि वह अपनी वास्तविक सामर्थ्य को पहचान सके । यह एक बृटि ढूंढने वाली प्रक्रिया नहीं है, बल्कि एक विकासात्मक प्रक्रिया है । रिपोर्ट लिखने वाले अधिकारी को, उस अधिकारी, जिसकी रिपोर्ट लिखी जानी है, के कार्य निष्पादन, अभिक्रयि अथवा सम्भव व्यक्तित्व की कमियां अपनी रिपोर्ट में लिखने से संकोच नहीं करना चाहिए
   Reporting Officers should realize that the objective is to develop an officer so that he/she realizes his/her true potential. It is not meant to be a fault finding process but a developmental one. The Reporting Officer should not shy away from reporting shortcomings in performance, attitudes or overall personality of the officer reported upon.
3. ये मदें समुचित ध्यान से और पर्याप्त समय देकर भरी जानी चाहिए । रिपोर्ट को आकस्मिक तौर पर अथवा अपरी तौर से भरे जाने का कोई भी प्रयास उच्य अधिकारियों को स्पष्टतः पता चल जाएगा ।
   The items should be filled with due care and attention and after devoting adequate time. Any attempt to fill the report in a casual or superficial manner will be easily discernible to the higher authorities.
4. प्रत्येक उत्तर वर्णनात्मक रूप में दिया जाए । केवल उसे छोड़कर जहां संख्यात्मक कोटि दी जानी हो । उपलब्ध करवाया गया स्थान उत्तर की अपेक्षित लम्बाई दर्शाता है । शब्दों और पदबंधों को ध्यानपूर्वक चुना जाए और यह उत्तर रिकाई करने वाले अधिकारी के इरादे को सही ढंग से दर्शाए । सुस्पष्ट और साधारण भाषा का प्रयोग किया जाए ।
   Every answer shall be given in a narrative form except where numerical gradings is to be awarded. The space provided indicates the desired length of the answer. Words and phrases should be chosen carefully and should accurately reflect the intention of the officer recording the answer. Unambiguous and simple language may be used.
5. रिपोर्ट लिखने वाले अधिकारी, उस अधिकारी जिसकी रिपोर्ट लिखी जानी है, को वर्ष के शुरू में वर्ष में पूरे किए जाने वाले लक्ष्य सौंपेगा । यदि कोई अधिकारी रिपोर्टाधीन वर्ष के लिए नया पद सम्भालता है, तो इस तरह के लक्ष्य नया पद सम्भालने के समय तय किए जाएंगे । कार्य/लक्ष्य दोनों, संबंधित अधिकारियों द्वारा स्पष्ट रूप से जाने और समझे जाने चाहिए ।
   The Reporting Officer shall, in the beginning of the year, assign targets to each of the officers to whom he is required to report upon for completion during the year. In the case of an officer taking up a new post in the course of the reporting year, such targets/goals shall be set at the time of assumption of the new change. The tasks/targets set should clearly be known and understood by the both the officers concerned.
6. यद्यपि निष्पादन मूल्यांकन वर्ष में समाप्त होने वाला अभ्यास है और यह कि यह मानव संसाधन विकास का एक कारक बन सकता है, अतः रिपोर्ट लिखने वाले अधिकारी को नियमित अन्तराल पर निष्पादन का मूल्यांकन करना चाहिए और सलाह इत्यादि के माध्यम से सुधारात्मक कदम उठाने चाहिएं ।
   Although performance appraisal is a year-end exercise, in order that it may be a tool for human resource development; the Reporting Officer should at regular intervals review the performance and take necessary corrective steps by way of advice etc.
7. प्रत्येक मूल्यांकनकर्ता का यह प्रयास होना चाहिए कि वह मूल्यांकन किए जाने वाले अधिकारी के कार्यनिष्पादन, आचरण, व्यवहार और सामर्थ्य की भी यथासंभव वास्तविक तस्वीर प्रस्तुत करे ।
   It should be the endeavour of each appraiser to present the truest possible picture of the appraisee in regard to his/her performance, conduct, behaviour and potential.
8. यह मूल्यांकन, मूल्यांकन किए जाने वाले अधिकारी के कार्यनिष्पादन के बारे में रिपोर्टाधीन अवधि तक ही सीमित होना चाहिए । Assessment should be confined to the appraisee’s performance during the period of report only
9. यह उम्मीद की जाती है कि 1 तथा 2 की कोई भी कोटि का, (किए गए कार्य अथवा गुण अथवा समय योड के लिए) विशेष कमियों के माध्यम से चरित्र आकलन में पर्याप्त रूप से औचित्य ठहराया जाए । इसी प्रकार 9 तथा 10 के योड का, किए गए विशेष कार्यों के संबंध में औचित्य ठहराया जाए । 1-2 के योड और 9-10 के योड विरले मामलों में होंगे, अतः उनका औचित्य बताने की आवश्यकता है । सांख्यिकी योड दिए जाने के संबंध में रिपोर्ट लिखने वाले और समीक्षा करने वाले अधिकारी को अपने कर्मचारियों, जो उसके अंतर्गत कार्य कर रहे हैं, की एक बड़ी संख्या की तुलना में कोटि करनी चाहिए ।
   It is expected that any grading of 1 & 2 (against work output or attribute or overall grade ) would be adequately justified in the pen picture by way of special failures and similarly any grade of 9 & 10 would be justified with respect to special accomplishments. Grades of 1-2 or 9-10 are expected to be rare occurrences and hence the need to justify them. In awarding a numerical grade the reporting and reviewing authorities should rate the officer against a large population of his/her peers that may be currently working under them. 10. पेनल बनाने/पटोन्नति के लिए औसतन प्रातांकों की गणना करने के प्रयोजन से, निम्नलिखित बोर्डों पर विचार किया जाएगा : For purpose of calculating average scores for empanelment/promotion, the following grades will be considered

| ए पी ए आर बेड
APARs graded | कोटि
Grading | प्रातांक, जिस पर विचार किया जाना है
Score to be considered |
| — | — | — |
| 8 और 10 के बीच
Between 8 and 10 | उत्कृष्ट
Outstanding | 9 |
| 6 और 8 के बीच
Between 6 and 8 | बहुत अच्छा
Very Good | 7 |
| 4 और 6 के बीच
Between 4 and 6 | अच्छा
Good | 5 |
| 4 से नीचे
Below 4 | – | 0 |

टिप्पणी / NOTE

सत्यनिष्ठा से संबंधित मद को भरने में निम्नलिखित प्रक्रिया का पालन करना चाहिए :The following procedure should be followed in filling up the item relating to integrity:-

1) यदि अधिकारी की सत्यनिष्ठा संदेह से परे है, ऐसे बताया जाए ।

If the officer’s integrity is beyond doubt, it may be so stated. (ii) यदि कोई संदेह है, मद को खाली छोड़ दिया जाए और निम्नानुसार कार्रवाई की जाए :

If there is any doubt of suspicion, the item should be left blank and action taken as under: (क) एक अलग गुहा टिप्पणी दर्ज की जाए और बाद की कार्रवाई की जाए । टिप्पणी की एक प्रति गोपनीय रिपोर्ट के साथ अगले वरिष्ठतम अधिकारी को भी भेज दी जाए, जो यह सुनिश्चित करेगा कि अनुवर्ती कार्रवाई शीघ्र की जाती है । जहां सत्यनिष्ठा को प्रमाणित करना या गुहा टिप्पणी को लिपिबद्ध करना संशव नहीं है, रिपोर्ट अधिकारी यह सूचित करे कि सुस्पष्ट निर्णय करने के लिए अधिकारी के कार्य को देखने में पर्याप्त समय नहीं था या उसने अधिकारी के खिलाफ कुछ सुना नहीं, जैसी भी स्थिति हो । A separate secret note should be recorded and followed up. A copy of the note should also be sent together with the Confidential Report to the next superior officer who will ensure that the followup action is taken expeditiously. Where it is not possible either to certify the integrity or to record the secret note, the Reporting Officer should state either that he has not watched the officer’s work for sufficient time to form a definite judgment or that he has heard nothing against the officer, as the case may be. (ख) यदि, अनुवर्ती कार्रवाई के परिणामस्वरूप संदेह दूर हो जाते हैं, अधिकारी की सत्यनिष्ठाप्रमाणित कर देनी चाहिए और तदनुसार एक प्रविष्टि गोपनीय रिपोर्ट में कर दी जाए । If, as a result of the follow-up action the doubts or suspicions are cleared, the officer’s integrity should be certified and an entry made accordingly in the Confidential Report. (ग) यदि संदेह की पुष्टि हो जाती है, तथ्य भी लिपिबद्ध कर दिए जाने चाहिए और इयूटी, संबंधित अधिकारी को संसूचित कर दी जाए । If the doubts or suspicions are confirmed, the fact should also be recorded and duty communicated to the officer concerned. (घ) यदि अनुवर्ती कार्रवाई के परिणामस्वरूप, संदेह दूर नहीं होते हैं और न ही उनकी पुष्टि होती है, अधिकारी के आचरण को अगली अवधि के दौरान देखा जाना चाहिए और उसके बाद उपर्युक्त (ख) और (ग) पर यथानिर्दिष्ट कार्रवाई की जानी चाहिए। If as a result of the follow up action, the doubts or suspicions are neither cleared nor confirmed the officer’s conduct should be watched for a further period and thereafter action taken as indicated at b) and (c) above. (गृह मंत्रालय का कार्यालय जापन सं. 51/4/84-स्था.(क) दिनांक 21.6.1965) (Ministry of Home Affairs O.M. No.51/4/84-Estt.(a) dated 21-6-1965)