This office memorandum addresses the issue of delays in processing and disbursing encashment amounts to government employees upon reaching superannuation. It emphasizes the need for administrative authorities to ensure timely payments as per CCS (Leave) Rules, 1972, and to maintain accurate and updated leave accounts. The memorandum highlights that delays can lead to legal repercussions and are considered administrative lapses. It instructs all ministries and departments to bring this matter to the attention of all concerned and to expedite the payment process, aiming for disbursement within the next working day following retirement. The document also suggests implementing a mechanism to define processing parameters and explore e-transfer options to streamline the process.
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संख्या 18019/6/2013-स्था.(अवकाश)
भारत सरकार
कार्मिक, लोक शिकायत तथा पैशन मंत्रालय
कार्मिक और प्रशिक्षण विभाग
नई दिल्ली दिनांक : 21 अक्तूबर, 2013
कार्यालय ज्ञापन
विषय: अधिवर्षिता की आयु प्राप्त करने पर सेवानिवृत होने वाले सरकारी कार्मिक को अवकाश नकदीकरण की देय-राशि का समय पर भुगतान करना -ऐसी देय राशियों के भुगतान में होने वाले विलंब को रोकने की आवश्यकता के संबंध में ।
अधोहस्ताक्षरी को यह सूचित करने का निदेश हुआ है कि सीसीएस (अवकाश) नियमावली, 1972 के नियम 39 के प्रावधानों के अनुसार, अवकाश प्रदान करने वाले सक्षम प्राधिकारी को सरकारी कार्मिक को उसकी सेवानिवृत्ति की तिथि पर, निर्धारित सीमा में, उसके खाते में अर्जित अवकाश एवं अर्ध-वेतन अवकाश, यदि कोई हो, दोनों के लिए अवकाश वेतन के समकक्ष नकद प्रदान करने वाले आदेश को स्व-प्रेरणा से जारी करना अपेक्षित होता है ।
- चूंकि इस विभाग के ध्यान में यह लाया गया है कि अवकाश स्वीकृत करने वाले प्राधिकारियों के अधीनस्थ प्राधिकारियों, जिनकों ऐसे अधिकार प्रत्यायोजित किय गए हैं, सहित उक्त नियमों की प्रथम अनुसूची में यथा निर्दिष्ट संबंधित प्रशासनिक प्राधिकारी यह सुनिश्चित नहीं कर रहे हैं कि अधिवर्षिता की आयु प्राप्त करने पर सेवानिवृत होने वाले सरकारी कार्मिकों के लिए यथा-याद्य देय-राशि का तत्काल भुगतान हो । इसके कारण परिहार्य मुकद्दमेबाजी होती है जहां न्यायालय ने भुगतानों में हुए ऐसे विलंब पर ब्याज का भुगतान करने का निदेश दिया है । इस विभाग को प्राप्त हुए संदर्भों से यह ध्यान में आया है कि ऐसे भुगतानों में विलंब प्रमुखत: ऐसे मामले पर कार्यवाही करने से संबंधित परिहार्य प्रशासनिक कारणों के होता है ।
- आगे यह सूचित किया जाता है कि किसी सरकारी कार्मिक का अवकाश खाता एक गतिशील दस्तावेज होता है जिसे सरकारी कार्मिक के उसे देय एवं याद्य किसी भी प्रकार के अवकाश का लाभ लेने के प्रत्येक अवसर पर की गई प्रविष्टियों सहित सीसीएस (अवकाश) नियमावली, 1972 के नियम 26 एवं 29 के प्रावधानों के अनुसार अर्जित अवकाश एवं अर्ध-वेतन अवकाश के क्रेडिट को दर्ज करने के लिए आवधिक रूप से अघतन किया जाना अपेक्षित होता है । इसके अतिरिक्त, उक्त नियमावली में यह संकल्पना है कि सरकारी कार्मिक के अवकाश खाते में अग्रिम क्रेडिट किए जाएं तथा यह सुनिश्चित करने के लिए निरंतर जांच की जाए किसी भी निष्पित समय पर कुल संचयन 300+15 दिवसों से अधिक नहीं हो ।
- किसी भी स्तर पर, विशेषकर अधिवर्षिता पर सरकारी कार्मिक के सेवा निवृत्ति के समय उसके खाते में अवकाश संचयन की गणना में होने वाला विलंब स्वीकार्य नहीं हो सकता है तथा इसका उस प्रशासनिक चूक के रूप में अर्थ लगाया जा सकता हैं जो सीसीएस (आचरण) नियमावली, 1964 एवं सीसीएस (सीसीए) नियमावली, 1965 के प्रावधानों को आकर्षित करने के अधीन है । विलंब के सभी मामलों में ध्यान दिया जाए तथा अधिवर्षिता की आयु प्राप्त करने पर सेवानिवृत होने वाले सरकारी कार्मिकों को देय राशि के संवितरण में होने वाले विलंब को टाला जाएं ।
- प्रशासनिक प्राधिकारी ऐसे होने वाले विलंब को रोकने के लिए तथा विभिन्न प्रोसेसिंग पैरामीटरों एवं समय-पद्धति, जैसेकि ऐसे सेवानिवृत होने वाले सरकारी कार्मिक, जिनके पास उस माह के 20वें दिन अपने क्रेडिट में 300+15 दिवस अर्जित अवकाश हैं जिसमें वे सेवानिवृत हो रहे हों, के संबंध में आदेशों के निर्गम, की परिभाषा करने के लिए एक तंत्र लागू करने पर विचार करें क्योंकि ऐसे सरकारी कार्मिकों द्वारा लिया गया कोई भी अवकाश ऐसे अवकाश की नकदीकरण की अधिकतम उच्च सीमा को प्रभावित नहीं करेगा यहां तक कि यदि उक्त अवधि के दौरान अर्जित अवकाश प्रदान करने के लिए अनुरोध किया जाता है । देय-राशि के ईअंतरण की संभावना को भी संबंधित वेतन एवं लेखा कार्यालय के साथ परामर्श से कार्यान्वित किया जा सकता है ।
- सभी मंत्रालयों/विभागों से तदनुसार अनुरोध है कि वे इस कार्यालय जापन में उल्लिखित स्थिति को यह सुनिश्चित करने के दृष्टिकोण से सभी संबंधितों के ध्यान में लाएं कि अधिवर्षिता की आयु प्राप्त करने पर सेवानिवृत होने वाले सरकारी कार्मिकों के संबंध में अवकाश नकदीकरण संबंधी देय राशि को यथोचित तत्परता से अदा किया जाए । यह भी सुनिश्चित किया जाए कि इस संबंध में स्वीकृति आदेश समय पर जारी किए जाएं ताकि अवकाश नकदीकरण के कारण, अधिवर्षिता की आयु प्राप्त करने पर सरकारी कार्मिकों को याह्य देय-राशि को यथासंभव शीघ्र, अधिमान्य रूप से अधिवर्षिता पर उनकी सेवानिवृत्ति के बाद की तिथि के अगले कार्य दिवस में अदा किया जाए ।
भारत सरकार के सभी मंत्रालयों/विभाग इत्यादि
(मानक डाक सूची के अनुसार)