MOST IMMEDIATE

No. 22/12/2009-CS.I(CR)

Government of India

Ministry of Personnel, Public Grievances and Pensions

(Department of Personnel and Training)

Lok Nayak Bhawan, Khan Mkt.

New Delhi, 3rd February, 2010

OFFICE MEMORANDUM

Subject: Maintenance and preparation of Annual Performance Appraisal Report of CSS Officers.

The undersigned is directed to invite the attention of all the Ministries/Departments/Cadre Authorities of CSS, to this Department’s O.M. No. 21011/1/2005-Estt(A) (Pt-II) dated 23rd July, 2009 on the subject referred to above and to say that these guidelines will also be applicable to all CSS officers from the reporting year 2009-10 onwards.

In the light of the instructions in the above O.M. and on the basis of APAR format used for IAS and All India Services officers, the existing format of APAR for CSS officers has been revised. For the sake of easier identification/processing of APARs in respect of CSS officials the new APAR format may be printed in different colors for different grade of CSS officers i.e. JS/SAG level and above/Director/DS/US/SO/Asstt as indicated in page 9 of the enclosed format i.e. the guidelines (sample colored papers enclosed). The revised format with guidelines is circulated herewith for the information of all cadre authorities where CSS officers are working. All nodal officers identified in the cadres may kindly have adequate number of blank APARs printed and forwarded to the concerned CSS officers in accordance with the time schedule laid down for completion of APARs. The revised/new format is applicable from the reporting year 2009-10 onwards.

All Ministries/Departments are requested to bring the above to the notice of all the offices/officers of CSS working under them for strict implementation/compliance.

This issues with the approval of Secretary(P).

[Signature]

(M.C. Luther)

Deputy Secretary to the Government of India

Tele: 24629411

e-mail: dscs1-dopt@nic.in

Encl:- 10 pages

All Ministries/Departments of Government of India

JS (Estt/Admn)

Copy to:- DS(CS-II) for taking necessary action i.r.o CSCS/CSSS# केन्द्रीय सचिवालय सेवा के अधिकारियों
के लिए
वार्षिक कार्यनिष्पादन मूल्यांकन प्रतिवेदन
Annual Performance Appraisal Report
for
Officers of the Central Secretariat Service

अनुभाग अधिकारी एवं सहायक

Section Officer \& Assistant

अधिकारी का नाम
Name of Officer:

समाप्ति वर्ष/अवधि का प्रतिवेदन
Report for the year/period ending:# मंत्रालय/विभाग

Ministry/Department of

प्रपत्र
Form

केन्द्रीय रुचिवालय के अनुभाग अधिकारी एवं सहायक के लिए वार्षिक मूल्याकंन प्रतिवेदन।
Annual Performance Appraisal Report of Section Officer \& Assistant of the Central Secretariat Service

समाप्ति वर्ष/अवधि का प्रतिवेदन
Report for the year/period ending

वैयक्तिक ब्यौरे
PERSONAL DATA

भाग – 1
PART-1
(मंत्रालय/विभाग/कार्यालय के संबंधित प्रशासनिक अनुभाग द्वारा भरे जाने के लिए)
(To be filled by the Administrative Section concerned of the Ministry/Department/Office)

1. अधिकारी का नाम

Name of Officer
2. जन्म की तारीख(दिन/माह/वर्ष)
(शब्दों में)
Date of Birth(DD/MM/YYYY)
(In words)
3. वर्तमान श्रेणी में लगातार नियुक्ति की तारीख

Date of continuous appointment to the present grade

दिनांक
Date
श्रेणी
Grade
4. वर्तमान पद तथा उस पर नियुक्ति की तारीख

Present post and date of appointment thereto

पद
Post
दिनांक
Dateभाग – 2 जिस अधिकारी का प्रतिवेदन लिखा जाना है, उसके द्वारा भरे जाने के लिए
PART-2 To be filled in by the Officer reported upon
(कृपया प्रविष्टियों को भरने से पहले अनुदेशों को ध्यान से पढ़ लें)
(Please read carefully the instructions before filing the entries)
1. किये गये कार्यो का संक्षिप्त विवरण

Brief description of duties
2. कार्य के जो लक्ष्य/उद्देश्य/रवैया आपने स्वयं अपने लिए निर्धारित किये हों, या आपके लिए निर्धारित किये गये हों उन (परिणाम/मात्रा या अन्य रूप में) कार्यो की आठ-दस मर्दे प्राथमिकता के आधार पर बनाएं और हरेक लक्ष्य की दृष्टि से अपनी उपलब्धि बताएं। उदाहरण के लिए आपके प्रभाग के लिए वार्षिक कार्य योजना)
Please specify targets/objectives/goals (in quantitative or other terms) of work you set for yourself or that were set for you, eight to ten items of work in the order of priority and your achievement against each target. (Example : Annual Action Plan for your Division)

लक्ष्य/उद्देश्य/रवैया
Targets/Objectives/Goals

उपलब्धियां

Achievements3. (अ) कृपया मद 2 मे बताए गए लक्ष्यों/उद्देश्यों/र्योथों की प्राप्ति मे रही कमियों का संक्षेप में उल्लेख करें। यदि लक्ष्यों की प्राप्ति में कोई बाधाएं रही हो तो वे बताएं।
(A) Please state briefly, the shortfalls with reference to the targets/objectives/goals referred to in item 2. Please specify constraints, if any, in achieving the targets.
(A) कृपया उन मदों का भी उल्लेख करें जिनमें लाभी अधिक उपलब्धियां रही हैं और उनमें अपने योगदान का भी उल्लेख करें।
(B) Please also indicate items in which there have been significantly higher achievements and your contribution thereto.

4 कृपया उल्लेख करें कि क्या पूर्ववर्ती कॅलेण्डर वर्ष की अचल संपत्ति वार्षिक विवरणी निर्धारित तारीख अर्थात् कॅलेण्डर वर्ष से उत्तरवर्ती वर्ष को 31 जनवरी तक दर्ज करा दी गई थी। यदि नहीं तो विवरण दर्ज कराने की तारीख दी जाए।
Please state whether the annual return on immovable property for the preceding calendar year was filed within the prescribed date i.e. 31st January of the year following the calendar year. If not, the date of filing the return should be given.

दिनांक:

सूचना देने वाले अधिकारी के हस्ताक्षर
Date: $\qquad$ Signature of officer reported uponभाग – 3

PART-3

संख्यात्मक वर्गीकरण का निर्धारण प्रतिवेदन तथा पुनर्निरीक्षण प्राधिकारी किया जाना है जो 1-10 के पैमाने पर होना चाहिए, जहाँ 1 सबसे कम श्रेणी का तथा 10 उच्चतम श्रेणी का उल्लेख करता है।

Numerical grading is to be awarded by reporting and reviewing authority which should be on a scale of 1-10, where 1 refers to the lowest grade and 10 to the highest.

(कृपया प्रतिदिनों को भरने से पहले दिशानिर्देशों को ध्यान से पढ़ लें) (Please read carefully the guidelines before filling the entries)

(अ)कार्य निष्पादन का मूल्यांकन (इस भाग का भार 40% होगा)

(A)Assessment of work output (weightage to this Section would be 40%)

(ब)व्यक्तिगत विशेषताओं का मूल्यांकन (इस भाग का भार 30% होगा)

(B)Assessment of personal attributes (weightage to this Section would be 30%)

(C) Assessment of functional competency (weightage to this Section would be 30%)

भाग – 4

PART-4

सामान्य

GENERAL

1. जनता के साथ भागीदारी (जहाँ भी प्रयोज्य)

Relations with the public (wherever applicable) जनता की आवश्यकताओं का उत्तरदायित्व एवं अधिकारी तक अभिगम पर कृपया टिप्पणी दें।। (Please comment on the Officer’s accessibility to the public and responsiveness to their needs.)

1. प्रशिक्षण

Training (कृपया अधिकारी की प्रभाविता एवं कार्य क्षमताओं में और अधिक सुधार और वृद्धि करने की दृष्टि से उसके प्रशिक्षण के लिए सिफारिशें करें।) (Please give recommendations for training with a view to further improving the effectiveness and capabilities of the Officer.)3. स्वास्थ्य की स्थिति

State of health
4. सत्यनिष्ठा

Integrity
(कृपया अधिकारी की सत्यनिष्ठा पर टिप्पणी दें)
(Please comment on the integrity of the officer)
5. प्रतिवेदन अधिकारी द्वारा अधिकारी की समस्त विशेषताओं की तस्वीर (लगभग 100 शब्दों में), जिसमें सामर्थ्य क्षेत्र एवं कम सामर्थ्य क्षेत्र, असाधारण उपलब्धियाँ, महत्वपूर्ण असफलाओं (संदर्भः भाग-2 का 3(3) एवं 3(ब)) एवं दुर्बल वर्गों के प्रति अभिद्वत्ति शामिल हो।
Pen Picture by Reporting Officer (in about 100 words) on the overall qualities of the officer including area of strengths and lesser strength, extraordinary achievements, significant failures (ref: 3(A) \& 3(B) of Part-2) and attitude towards weaker sections.
6. प्रतिवेदन के भाग-3 के खंड अ, ब तथा स में दिए गए भारांश के आधार पर कुल मिलाकर संख्यात्मक वर्गीकरण।

Overall numerical grading on the basis of weightage given in Section A, B and C in Part-3 of the Report.

प्रतिवेदन अधिकारी के हस्ताक्षर
Signature of the Reporting Officer
स्वान:
Name in Block Letters:
Place: पदनाम:
Designation:
दिनांक:
Date: प्रतिवेदन की अवधि में:
During the period of Report:भाग – 5
PART-5

1. पुनर्विलोकन अधिकारी की अभियुक्ति:

REMARKS OF THE REVIEWING OFFICER:

पुनर्विलोकन अधिकारी के अन्तर्गत सेवा काल
Length of service under the Reviewing Officer
2. क्या आप भाग-3 व भाग-4 में निर्गत कार्य तथा विभिन्न गुणों के संबंध में प्रतिवेदन अधिकारी द्वारा किये गये मूल्यांकन से सहमत हैं? क्या आप अधिकारी की असाधारण उपलब्धियों/महत्वपूर्ण असफलताओं के संबंध में किये गये मूल्यांकन से सहमत हैं? (संदर्भ: भाग-3(अ)(iv) तथा भाग-4(5)) (यदि आप प्रतिवेदन अधिकारी द्वारा दिये गुणों के किसी संख्यात्मक मूल्यांकन से सहमत नहीं हैं तो कृपया अपना मूल्यांकन इस खण्ड के दिये गये स्तंभ में दे तथा विद्यमानता को आयकर करें)।
Do you agree with the assessment made by the reporting officer with respect to the work output and the various attributes in Part-3 \& Part-4? Do you agree with the assessment of reporting officer in respect of extraordinary achievements/significant failures of the officer reported upon? (Ref: Part-3(A)(iv) and Part-4(5))
(In case you do not agree with any of the numerical assessments of attributes please record your assessment un the column provided for you in that section and initial your entries)

3.असहमत होने की स्थिति में कृपया इसके कारण बतायें, क्या कोई ऐसी बात है जिसे आप कुछ बदलना या जोड़ना चाहते हैं?

In case of disagreement, please specify the reasons. Is there anything you wish to modify or add?
4. पुनर्विलोकन अधिकारी द्वारा कलम तस्वीर। कृपया समालोचन करें (लगभग 100 शब्दों में) जिसमें अधिकारी की समस्त विशेषताओं की सामर्थ्य क्षेत्र एवं कम सामर्थ्य क्षेत्र एवं उसकी दुर्बल वर्गों के प्रति अभिवृत्ति शामिल हो।
Pen Picture by Reviewing Officer. Please comment (in about 100 words) on the overall qualities of the officer including area of strengths and lesser strength and his attitude towards weaker sections.5. प्रतिवेदन के भाग-3 के खंड-अ, खंड-व तथा खंड-स में दिए गए भारांश के आधार पर कुल मिलाकर संख्यात्मक वर्गीकरण।

Overall numerical grading on the basis of weightage given in Section-A, Section-B and Section-C in Part-3 of the Report.

पुनर्विलोकन अधिकारी के हस्ताक्षर

Signature of the Reviewing Officer

Guidelines regarding filing up of APAR with numerical grading

(i) एपीएआर के स्तंभ्म विधिवत सावधानी और ध्यानपूर्वक तथा पर्याप्त समय देते हुए भरने चाहिए।

The columns in the APAR should be filled in with due care and attention and after devoting adequate time.
(ii) यह आशा की जाती है कि 1 अथवा 2 के किसी वर्गीकरण (निर्गत कार्य या विशेषताओ या कुत मिलाकर श्रेणीकरण के प्रतिकूल) को विशिष्ट असफलताओ के मार्ग से कलम चित्र में पर्याप्त रूप से औचित्य दिया जाएगा और इसी प्रकार 9 अथवा 10 के किसी श्रेणी के संबंध में विशिष्ट उपलब्धियों के संबंध में औचित्य दिया जाएगा। श्रेणी 1-2 अथवा 9-10 विरल होती है अतः उनका औचित्य दिए जाने की जरुरत है। सांख्यिक श्रेणी प्रदान करते हुए प्रतिवेदन एवं पुनर्विलोकन प्राधिकरियों को किसी अधिकारी का दर्जानिर्धारण उनके अधीन वही संख्या में वर्तमान में कार्यरत सहयोगियों की तुलना में करना चाहिए।
It is expected that any grading of 1 or 2 (against work output or attributes or overall grade) would be adequately justified in the pen-picture by way of specific failures and similarly, any grade of 9 or 10 would be justified with respect to specific accomplishments. Grades of 1-2 or 9-10 are expected to be rare occurrences and hence the need to justify them. In awarding a numerical grade the reporting and reviewing authorities should rate the officer against a larger population of his/her peers that may be currently working under them.
(iii) एपीएआर का 8 से 10 के बीच का वर्गीकरण “उत्कृष्ट” लिया जाएगा तथा सूचीकरण/प्रोबति के लिए औसत प्राप्तांक की गणना करने के लिए प्राप्तांक 9 दिया जाएगा।
APARs graded between 8 and 10 will be rated as “Outstanding” and will be given a score of 9 for the purpose of calculating average scores for empanelment/promotion.
(iv) एपीएआर का 6 तथा 8 से छोटा के बीच का वर्गीकरण “बहुत अच्छा” लिया जाएगा तथा प्राप्तांक 7 दिया जायेगा।

APARs graded between 6 and short of 8 will be rated as “Very Good” and will be given a score of 7.
(v) एपीएआर का 4 तथा 6 से छोटा के बीच का वर्गीकरण “अच्छा” लिया जाएगा तथा प्राप्तांक 5 दिया जायेगा।

APARs graded between 4 and 6 short of 6 will be rated as “Good” and given a score of 5.
(vi) एपीएआर का 4 से कम वर्गीकरण “शून्य” लिया जायेगा।

APARs graded below 4 will be given a score of “Zero”.

केन्द्रीय सचिवालय सेवा के भिन्न-भिन्न वर्गों द्वारा एपीएआर प्रपत्र भरते समय रंग योजना के संबंध में दिशानिर्देश।
Guidelines regarding the colour scheme to be used by different grades of CSS while filling up their APAR form.
(1) हरा
Green
(2) पीला
Yellow
(3) नीला
Blue
(4) गुलाबी
Pink
(5) सफेद
White
सं.स.उच्च प्रशासनिक श्रेणी एवं ऊपर
JS/SAG Level \& above
निदेशक
Director
उप सचिव
Deputy Secretary
अवर सचिव
Under Secretary
अनुभाग अधिकारी एवं सहायक
Section Officer \& Assistantकेन्द्रीय सचिवालय सेवा के अधिकारियों
के लिए
वार्षिक कार्यनिष्पादन मूल्यांकन प्रतिवेदन
Annual Performance Appraisal Report
for
Officers of the Central Secretariat Service

सं.स./उच्च प्रशासनिक श्रेणी एवं ऊपर
JS/SAG Level \& above

अधिकारी का नाम
Name of Officer:

समाप्ति वर्ष/अवधि का प्रतिवेदन
Report for the year/period ending:# केन्द्रीय सचिवालय सेवा के अधिकारियों
के लिए
वार्षिक कार्यनिष्पादन मूल्यांकन प्रतिवेदन
Annual Performance Appraisal Report
for
Officers of the Central Secretariat Service

निदेशक
Director

अधिकारी का नाम
Name of Officer:

समाप्ति वर्ष/अवधि का प्रतिवेदन
Report for the year/period ending:# केन्द्रीय सचिवालय सेवा के अधिकारियों
के लिए
वार्षिक कार्यनिष्पादन मूल्यांकन प्रतिवेदन
Annual Performance Appraisal Report
for
Officers of the Central Secretariat Service

उप सचिव
Deputy Secretary

अधिकारी का नाम
Name of Officer:

समाप्ति वर्ष/अवधि का प्रतिवेदन
Report for the year/period ending:# केन्द्रीय सचिवालय सेवा के अधिकारियों
के लिए
वार्षिक कार्यनिष्पादन मूल्यांकन प्रतिवेदन
Annual Performance Appraisal Report
for
Officers of the Central Secretariat Service

अवर सचिव
Under Secretary

अधिकारी का नाम
Name of Officer:

समाप्ति वर्ष/अवधि का प्रतिवेदन
Report for the year/period ending:# Ministry/Deptt.

(To be filled by the Officer reported upon)

I submitted my APAR form for the period/year to the Reporting Officer, namely, Shri/Ms. $\qquad$ Designation $\qquad$ (Tele $\qquad$ ) on $\qquad$ after completing Part-II of the APAR Form.

Signature: $\qquad$
Name:
Designation:
Division/Section:
Tele No.:
Date:

APAR Cell

(SLIP-B)

Ministry/Deptt.

(To be filled by the Reporting Officer)

The undersigned has forwarded the APAR of Shri/Ms. $\qquad$ Designation $\qquad$ for the period/year $\qquad$ to the Reviewing Officer, namely, Shri/Ms. $\qquad$ Designation $\qquad$ on $\qquad$ after recording my comments as Reporting Officer.

Signature: $\qquad$
Name:
Designation:
Tele No.:
Date:

APAR Cell

(SLIP-C)

Ministry/Deptt.

(To be filled by the Reviewing Officer)

APAR of Shri/Ms. $\qquad$ Designation $\qquad$ for the period/year $\qquad$ duly reported upon by the Reporting Officer and reviewed by the undersigned is forwarded herewith.

Signature: $\qquad$
Name:
Designation:
Tele No.:
Date: