F.No1/2/2007-IR
Government of India
Ministry of Personnel, Public Grievances and Pensions
Department of Personnel and Training

North Block New Delhi
Dated 23 March, 2007

OFFICE MEMORANDUM

Subject: Non-implementation of various provisions of the RTI Act, 2005 by public authorities- regarding.

It has been brought to the notice of this Department that
(i) Some public authorities have not designated Public Information Officers and/ or Assistant Public Information Officers under the Right to Information Act, 2005 so far;
(ii) Some public authorities do not accept fee by way of Indian Postal Orders;
(iii) Some public authorities do not accept demand drafts/bankers cheques/Indian Postal Orders drawn in the name of their Accounts Officer and insist that these should be drawn in the name of Drawing and Disbursing Officer or the Under Secretary or the Section Officer etc.; and
(iv) Some public authorities do not accept applications submitted by the applicant and insist that application for seeking information should be submitted in a particular format prescribed by them.
2. Attention is invited to sub-section (1) of section 5 of the Act, which provides that “every public authority shall designate Public Information Officers in all administrative units or offices under it within one hundred days of the enactment of the Act. Like wise sub-section (2) of section 5 of the Act provides that every public authority shall designate an officer as Assistant Public Information Officer at each sub-divisional level within one hundred days of the enactment of the Act. More than a year has passed since the Act was enacted. Non-designation of Public Information Officer(s) and/or Assistant Public Information Officer(s) by any public authority contravenes the provisions of the Act.
3. According to the Right to Information (Regulation of Fee and Cost) Rules, 2005 as amended by the Right to Information (Regulation of Fee and Cost) Rules, 2006, the approved mode of payment of fee for obtaining information is by cash or demand draft or banker’s cheque or Indian Postal Order payable to the Accounts Officer of the public authority. Non-acceptance of fee by way of Indian Postal Order or insistence that the demand draft/banker’s cheque/Indian Postal Order should be drawn in the name of any officer other than the Accounts Officer of the public authority is not in line with the provisions of the Rules.4. Section 6 (1) provides that a person, who desires to obtain any information under the Act, shall make a request in writing or through electronic means in English or Hindi or in the official language of the area in which the application is being made. The Act or Rules notified by the Government do not prescribe any format of application for seeking information. Non-acceptance of an application on the ground that it is not in prescribed format is against the provisions of the Act.

1. In view of above facts, all the public authorities may ensure that:
   • (i) Central Public Information Officers/Central Assistant Public Information Officers are designated immediately, if it has not been done so far. Details of these officers may also be posted on the website;
   • (ii) Fee paid by any of the modes prescribed in the Rules including by way of Indian Postal Order is accepted;
   • (iii) Demand draft/Banker’s Cheques/IPOs made payable to the Account Officer of the public authorities are accepted; and
   • (iv) Applications submitted by the applicants are not refused on the ground that it has not been submitted in prescribed format.
2. Contents of this OM may be brought to the notice of all concerned.

(K.G. Verma)
Director

To

1. All Ministries/Departments of Government of India.
2. Department of Economic Affairs (Banking Division), New Delhi
3. Department of Economic Affairs (Insurance Division), New Delhi
4. Department of Public Enterprises, New Delhi
5. Railway Board
6. Union Public Service Commission / Supreme Court of India / Election Commission / Lok Sabha Secretariat / Rajya Sabha Secretariat / Cabinet Secretariat / Central Vigilance Commission / President’s Secretariat / Prime Minister’s Office / Planning Commission.
7. Staff Selection Commission, CGO Complex, Lodhi Road, New Delhi
8. Office of the Comptroller & Auditor General of India, 10, Bahadur Shah Zafar Marg, New Delhi
9. 200 spare copies.फाईल संख्या-1/2/2007-आई.आर.
   भारत सरकार
   कार्मिक, लोक शिकायत तथा पैशन मंत्रालय
   (कार्मिक और प्रशिक्षण विभाग)

नॉर्थ ब्लॉक, नई दिल्ली,
दिनांक: 25 मार्च, 2007

कार्यालय जापन

विषय: लोक प्राधिकारियों द्वारा सूचना का अधिकार अधिनियम, 2005 के विभिन्न उपबंधों के कार्यान्वयन न किए जाने के संबंध में।

अधोहस्ताक्षरी को यह कहने का निदेश हुआ है कि इस विभाग के ध्यान में निम्न तथ्य लाए गए हैं :-
(i) कुछ लोक प्राधिकारियों ने सूचना का अधिकार अधिनियम, 2005 के अंतर्गत अब तक लोक सूचना अधिकारियों/सहायक लोक सूचना अधिकारियों को पदनामित नहीं किया है;
(ii) कुछ लोक प्राधिकारी भारतीय पोस्टल ऑर्डर के रूप में शुल्क की अदायगी स्वीकार नहीं करते हैं;
(iii) कुछ लोक प्राधिकारी अपने लेखा अधिकारी के नाम पर धारित डिमांड ड्राफ्ट/बैंकर्स चैक/भारतीय पोस्टल ऑर्डर स्वीकार नहीं करते हैं तथा इसे अपने आहरण तथा वितरण अधिकारी, अवर सचिव अथवा अनुभाग अधिकारी आदि के नाम से ही आहरित करने पर बल देते हैं; और
(iv) कुछ लोक प्राधिकारी आवेदकों द्वारा प्रस्तुत आवेदन पत्रों को स्वीकार नहीं करते तथा इस बात पर बल देते हैं कि सूचना मांगने के लिए किया गया आवेदन केवल उनके द्वारा निर्धारित किसी प्रपत्र में ही प्रस्तुत किया जाए।
2. उपर्यक अधिनियम की धारा 5 की उपधारा (1) की और ध्यान आकर्षित किया जाता है जिसमें सभी लोक प्राधिकारियों को इस अधिनियम के अधिनियमन के 100 दिन के भीतर अपने अंतर्गत आने वाले सभी प्रशासनिक एककों अथवा कार्यालयों में लोक सूचना अधिकारी पदनामित करने का प्रावधान है। इसी तरह उपर्युक अधिनियम की धारा 5 की उपधारा (2) में इस अधिनियम के अधिनियमन के 100 दिन के भीतर प्रत्येक उप-मण्डलीय स्तर पर सहायक लोक सूचना अधिकारी के रूप में एक अधिकारी पदनामित करने का प्रावधान है। इस अधिनियम के अधिनियमन को अब तक एक वर्ष से ज्यादा समय हो गया है। किसी लोक प्राधिकारी द्वारा लोक सूचना अधिकारी तथा/अथवा सहायक लोक सूचना अधिकारी का पदनामित नहीं किया जाता इस अधिनियम के उपबंधों का उल्लंघन है।
3. सूचना का अधिकार (शुल्क तथा लागत का विनियमन) संशोधन नियमावली, 2006 द्वारा यथा संशोधित सूचना का अधिकार (शुल्क तथा लागत का विनियमन) नियमावली, 2005 के अनुसार सूचना प्राप्त करने हेतु भुगतान का अनुमोदित तरीका, नकद भुगतान अथवा लोक प्राधिकारी के लेखा अधिकारी के नाम डिमांड ड्राफ्ट अथवा बैंकर्स चैक अथवा भारतीय पोस्टल ऑर्डर द्वारा भुगतान करना है। भारतीय पोस्टल ऑर्डर द्वारा शुल्क स्वीकार न करना अथवा इस बात पर बल देना कि डिमांड ड्राफ्ट/बैंकर्स चैक/भारतीय पोस्टल ऑर्डर, लोक प्राधिकारी के लेखा अधिकारीके अतिरिक्त किसी अन्य अधिकारी के नाम से आहरित होना चाहिए, इस नियमावली के उपबंधों के अनुरूप नहीं है।

1. धारा 6(1) में यह प्रावधान है कि कोई व्यक्ति जो इस अधिनियम के अंतर्गत सूचना चाहता है, वो लिखित अथवा इलेक्ट्रॉनिक माध्यम से अंग्रेजी अथवा हिन्दी में अथवा जिस स्थान पर आवेदन किया जा रहा है, वहां की शासकीय भाषा में एक अनुरोध करेगा। सरकार द्वारा अधिसूचित अधिनियम अथवा नियमों में सूचना मांगे जाने हेतु कोई प्रपत्र निर्धारित नहीं किया गया है। इस आधार पर आवेदन को अस्वीकृत किया जाना कि वह निर्धारित प्रपत्र में नहीं है। इस अधिनियम के उपबंधों के विरुद्ध है।

2. उपर्युक्त तथ्यों के मद्देनजर, यह अनुरोध है कि सभी लोक प्राधिकारी सुनिश्चित करें कि :

   • (i) यदि अभी तक केन्द्रीय लोक सूचना अधिकारी/केन्द्रीय सहायक लोक सूचना अधिकारी पदनामित नहीं किए गए हैं, तो उन्हें तुरंत पदनामित किया जाए। इन अधिकारियों का ब्यौरा बेवसाईट पर भी रखा जाए;
   • (ii) भारतीय पोस्टल ऑर्डर सहित नियमों में निर्धारित किसी भी तरीके से किया गया भुगतान स्वीकार किया जाए;
   • (iii) लोक प्राधिकारी के लेखा अधिकारी को देय डिमांड ड्राफ्ट/बैंकर्स चैक/भारतीय पोस्टल ऑर्डर स्वीकार किए जाएँ;
   • (iv) आवेदकों द्वारा प्रस्तुत आवेदन पत्र इस आधार पर अस्वीकृत नहीं किए जाएँ कि वे निर्धारित प्रपत्र में नहीं हैं।
3. इस कार्यालय जापान की विषय-वस्तु सभी संबंधितों के ध्यान में ला दी जाए।

(कृष्ण गोपाल वर्मा)
निदेशक

सेवा में,

1. भारत सरकार के सभी मंत्रालय/विभाग।
2. आर्थिक कार्य विभाग (बैंकिंग प्रभाग), नई दिल्ली।
3. आर्थिक कार्य विभाग (बीमा प्रभाग), नई दिल्ली।
4. लोक प्रथम विभाग, नई दिल्ली।
5. रेलवे बोर्ड, रेल भवन, नई दिल्ली।
6. संघ लोक सेवा आयोग/भारत का उच्चतम न्यायालय/निर्वाचन आयोग/लोक सभा सचिवालय/राज्य सभा सचिवालय/मंत्रिमंडल सचिवालय/केन्द्रीय सतर्कता आयोग/राष्ट्रपति सचिवालय/प्रधानमंत्री कार्यालय/योजना आयोग।
7. कर्मचारी चयन आयोग, सी.जी.ओ. काम्प्लेक्स, लॉदी रोड, नई दिल्ली।
8. भारत के नियंत्रक और महालेखा परीक्षक का कार्यालय, 10, बहादुर शाह जफर मार्ग, नई दिल्ली।
9. 200 अतिरिक्त प्रतियाँ।