This office memorandum addresses the timely and proper disposal of first appeals filed under the Right to Information (RTI) Act, 2005. It highlights that the Central Information Commission has noted instances where first appellate authorities are not adhering to the prescribed timelines, are not judiciously examining appeals, or are failing to ensure compliance with their orders by the Central Public Information Officers (CPIOs).
The document reiterates that Section 19(6) of the RTI Act mandates the disposal of appeals within thirty days. While exceptional cases may allow for up to forty-five days, written reasons for the delay must be recorded. Appellate authorities are reminded that deciding appeals is a quasi-judicial function, requiring not only justice but also the appearance of justice through well-reasoned, ‘speaking orders’.
It further clarifies that appellate authorities can either direct the CPIO to provide additional information or provide it themselves when disposing of the appeal. The latter is encouraged for efficiency. The memorandum also emphasizes that first appellate authorities should be senior in rank to the CPIOs. If a CPIO fails to implement an appellate authority’s order, the appellate authority should escalate the matter to a competent senior officer for necessary action to ensure the provisions of the RTI Act are upheld.
Finally, the contents of this memorandum are to be brought to the notice of all concerned government ministries, departments, and offices.
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No.10/23/2007-IR
Government of India
Ministry of Personnel, Public Grievances and Pensions
Department of Personnel and Training
New Delhi, the $9^{\text {th }}$ July, 2007
OFFICE MEMORANDUM
Subject: Disposal of first appeals under the RTI Act, 2005.
The undersigned is directed to say that the Central Information Commission has brought to the notice of this Department that in some cases,
(i) The first Appellate Authorities under the Right to Information Act do not dispose off the appeals within the time frame prescribed by the Act;
(ii) The Appellate Authorities do not examine the appeals judiciously and express their agreement with the decision of the Central Public Information Officer mechanically;
(iii) The Central Public Information Officers do not comply with the directions of the first Appellate Authority to furnish information to the appellant.
2. Section 19(6) of the RTI Act provides that the first Appellate Authority should dispose off the appeal within thirty days of the receipt of the appeal. In exceptional cases, the appellate authority may take forty five days to dispose off the appeal subject to the condition that he shall record in writing the reasons for delay in deciding the appeal. Therefore, each first appellate authority should ensure that an appeal received by him is disposed off within 30 days of the receipt of the appeal. If, in some exceptional cases, it is not possible to dispose off the appeal within 30 days, its disposal should not take more than 45 days. In such cases, the appellate authority should record, in writing, the reasons for not deciding the appeal within 30 days.
3. Deciding appeals under the RTI Act is a quasi-judicial function. It is, therefore, necessary that the appellate authority should see to it that the justice is not only done but it should also appear to have been done. In order to do so, the order passed by the appellate authority should be a speaking order giving justification for the decision arrived at.
- If an appellate authority comes to a conclusion that the appellant should be supplied information in addition to what has been supplied to him by the CPIO, he may either (i) pass an order directing the CPIO to give such information to the appellant; or (ii) he himself may give information to the appellant while disposing off the appeal. In the first case the appellate authority should ensure that the information ordered by him to be supplied is supplied to the appellant immediately. It would, however, be better if the appellate authority chooses the second course of action and he himself furnishes the information alongwith the order passed by him in the matter.
- The Central Information Commission has also pointed out that some of the Ministries/Departments have appointed very junior officers as appellate authorities who are not in a position to enforce their orders. The Act provides that the first appellate authority would be an officer senior in rank to the CPIO. Thus, the appellate authority, as per provisions of the Act, would be an officer in a commanding position vis-à-vis the CPIO. Nevertheless, if, in any case, the CPIO does not implement the order passed by the appellate authority and the appellate authority feels that intervention of higher authority is required to get his order implemented, he should bring the matter to the notice of the officer in the public authority competent to take against the CPIO. Such competent officer shall take necessary action so as to ensure implementation of the provisions of the RTI Act.
- Contents of this OM may be brought to the notice of all concerned.
To
- All the Ministries / Departments of the Government of India
- Union Public Service Commission/ Lok Sabha Sectt./ Rajya Sabha Secretariat/ Cabinet Secretariat/ Central Vigilance Commission / President’s Secretariat/ Vice-President’s Secretariat/ Prime Minister’s Office/ Planning Commission / Election Commission
- Staff Selection Commission, CGO Complex, New Delhi
- Office of the Comptroller \& Auditor General of India, 10, Bahadur Shah Zafar Marg, New Delhi.
- All officers/Desks/Sections, Department of Personnel \& Training and Department of Pension \& Pensioners Welfare.
Copy to: Chief Secretaries of all the States/UTs for information
संस्था – 10/23/2007-आई.आर.
भारत सरकार
कार्मिक, लोक शिकायत तथा पेंशन मंत्रालय
(कार्मिक और प्रशिक्षण विभाग)
नई दिल्ली, दिनांक 09 जुलाई, 2007
कार्यालय ज्ञापन
विषय:- सूचना का अधिकार अधिनियम, 2005 के अंतर्गत पहली अपील का निपटान ।
अधोहस्ताक्षरी को यह कहने का निदेश हुआ है कि केन्द्रीय सूचना आयोग द्वारा इस विभाग की जानकारी में लाया गया है कि :-
(i) सूचना का अधिकार अधिनियम के अंतर्गत प्रथम अपीलीय प्राधिकारी अपीलों का निपटान अधिनियम द्वारा निर्धारित समय सीमा में नहीं करते हैं ;
(ii) अपीलीय प्राधिकारी न्यायिक ढंग से अपीलों की जांच नहीं करते और वे केन्द्रीय लोक सूचना अधिकारी के निर्णय के साथ यथावत अपनी सहमति प्रकट कर देते हैं ;
(iii) केन्द्रीय लोक सूचना अधिकारी अपीलकर्ता को सूचना देने के लिए प्रथम अपीलीय प्राधिकारी के निर्देशों का पालन नहीं करते हैं ।
2. सूचना का अधिकार अधिनियम की धारा 19 (6) में प्रावधान है कि प्रथम अपीलीय प्राधिकारी को अपील प्राप्त होने के 30 दिनों के भीतर अपील का निपटान कर देना चाहिए । आपवादिक मामलों में अपीलीय प्राधिकारी अपील के निपटान में इस शर्त पर 45 दिन का समय ले सकता है कि वह अपील के संबंध में निर्णय लेने में हुए विलम्ब के कारण को लिखित रूप में दर्ज करेगा । इसलिए हर प्रथम अपीलीय प्राधिकारी को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि अपील का निपटान अपील प्राप्त होने के 30 दिनों के अन्दर हो जाए । यदि कुछ आपवादिक मामलों का निपटान 30 दिनों के अंदर कर पाना संभव न हो तो इसके निपटान में 45 दिनों से अधिक समय नहीं लगना चाहिए । ऐसे मामलों में अपीलीय प्राधिकारी को अपील का निर्णय 30 दिनों में न कर पाने के कारणों को लिखित रूप में रिकार्ड करना चाहिए ।
3. सूचना का अधिकार अधिनियम के अंतर्गत अपीलों का निपटान एक अर्द्ध न्यायिक कार्य है । इसलिए यह आवश्यक है कि अपीलीय प्राधिकारी यह ध्यान दे कि केवल न्याय किया ही न जाए बल्कि यह भी लगना चाहिए कि न्याय किया गया है । ऐसा करने के लिए अपीलीय प्राधिकारी द्वारा दिया गया आदेश स्वतः स्पष्ट होना चाहिए जिसमें लिए गए निर्णय के औचित्य को भी बताया गया हो ।
- यदि कोई अपीलीय प्राधिकारी इस निष्कर्ष पर पहुँचता है कि अपीलकर्ता को केन्द्रीय लोक सूचना अधिकारी द्वारा दी गई सूचना के अतिरिक्त और सूचना दी जानी चाहिए तो वह या तो (i) केन्द्रीय लोक सूचना अधिकारी को आदेश दे सकता है कि वह अपीलकर्ता को वह सूचना दे ; या (ii) वह स्वयं अपील का निपटान करते समय अपीलकर्ता को सूचना दे सकता है । पहली स्थिति में अपीलीय प्राधिकारी को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि आदेशित सूचना अपीलकर्ता को तत्काल दे दी जाए । तथापि यह बेहतर होगा कि अपीलय प्राधिकारी दूसरे विकल्प का चयन करे तथा वह उक्त मामले पर दिए गए आदेश के साथ ही अपेक्षित सूचना भी दे दे ।
- केन्द्रीय सूचना आयोग ने यह भी उल्लेख किया है कि कुछ मंत्रालयों/विभागों ने काफी कनिष्ठ अधिकारियों को अपीलीय प्राधिकारी नियुक्त किया है जो अपना आदेश लागू करा पाने की स्थिति में नहीं हैं । अधिनियम में प्रावधान है कि प्रथम अपीलीय प्राधिकारी केन्द्रीय लोक सूचना अधिकारी से वरिष्ठ स्तर का होगा । इस प्रकार, अधिनियम के प्रावधानों के अनुसार अपीलीय प्राधिकारी, केन्द्रीय लोक सूचना अधिकारी से उच्च अधिकार प्राप्त अधिकारी होगा । तथापि, यदि किसी मामले में केन्द्रीय लोक सूचना अधिकारी अपीलीय प्राधिकारी द्वारा जारी आदेश का कार्यान्वयन नहीं करता है तथा अपीलीय प्राधिकारी महसूस करता है कि आदेश के कार्यान्वयन के लिए उच्चतर प्राधिकारी का हस्तक्षेप जरूरी है तो उसे मामले को ऐसे लोक अधिकारी की जानकारी में लाना चाहिए जो केन्द्रीय लोक सूचना अधिकारी के खिलाफ कार्रवाई करने में सक्षम हो । ऐसे सक्षम अधिकारी से अपेक्षित है कि वह आवश्यक कार्रवाई करे ताकि सूचना का अधिकार अधिनियम के प्रावधानों का कार्यान्वयन सुनिश्चित किया जा सके ।
- इस कार्यालय ज्ञापन के विषय को सभी संबंधित लोगों के ध्यान में लाया जाए ।
-
भारत सरकार के सभी मंत्रालय/विभाग
- संघ लोक सेवा आयोग/लोक सभा सचिवालय/राज्य सभा सचिवालय/मंत्रिमंडल सचिवालय/केन्द्रीय सतर्कता आयोग/राष्ट्रपति सचिवालय/उप-राष्ट्रपति सचिवालय/प्रधानमंत्री कार्यालय/योजना आयोग/चुनाव आयोग ।
- कर्मचारी चयन आयोग, सी.जी.ओ. काम्प्लैक्स, नई दिल्ली
- भारत का नियंत्रक एवं महालेखापरीक्षक का कार्यालय, 10 बहादुरशाह ज़फर मार्ग, नई दिल्ली ।
- कार्मिक और प्रशिक्षण विभाग तथा पेंशन एवं पेंशनभोगी कल्याण विभाग के सभी
अधिकारी/डेस्क/अनुभाग
सभी राज्यों/संघ शासित क्षेत्रों के मुख्य सचिवों को सूचनार्थ ।