No.10/20/2006-IR
Government of India
Ministry of Personnel, Public Grievances \& Pensions
Department of Personnel \& Training

North Block New Delhi
Dated: the $21^{\text {st }}$ September, 2007

OFFICE MEMORANDUM

Subject: Disclosure of Annual Confidential Reports under the RTI Act, 2005.

The undersigned is directed to say that a number of applications are received under the Right to Information Act, 2005 requesting for supply of copies of Annual Confidential Reports (ACRs) of employees. The matter regarding disclosure of the ACRs under the Act has been examined in consultation with the Department of Legal Affairs.
2. Clause (j) of sub-section (1) of section 8 of the RTI Act provides that there is no obligation to give any citizen an information which relates to personal information and disclosure of which has no relationship to any public activity or interest, or which would cause unwarranted invasion of privacy of the individual unless the Public Information Officer or the Appellate Authority, as the case may be, is satisfied that the larger public interest justifies the disclosure of such information. An ACR contains information about the character, capability and other attributes of the official reported upon, disclosure of which to any other person amounts to cause unwarranted invasion of the privacy of the individual. Besides, an ACR, as its name suggests, is a confidential document. The Official Secrets Act, 1923 is not completely superseded by the Right to Information Act. Sub-section (2) of Section 8 of the 2005 Act gives a discretion to the public authority to disclose or not to disclose the ACRs of an officer to himself or to any other applicant.
3. It is clear from the above discussion that the public authority is not under obligation to disclose ACRs of any employee to the employee himself or to any other person inasmuch as disclosure of ACRs is protected by clause (j) of sub-section (1) of Section 8 of the RTI Act; and an ACR is a confidential document, disclosure of which is protected by the Official Secrets Act, 1923. However, the public authority has a discretion to disclose the Annual Confidential Reports of an employee to the employee himself or to any other person, if the public authority is satisfied that the public interest in disclosure outweighs the harm to the protected interests. If it is felt that public interest in disclosure of ACR of any employee outweighs the protectedinterests, decision to disclose the ACRs should be taken with the approval of the competent authority. Competent authority in the matter may be decided by the concerned public authority.

(1) (K.G. Verma)
Director

To

1. All the Ministries / Departments of the Government of India
2. Union Public Service Commission/ Lok Sabha Sectt./ Rajya Sabha Secretariat/ Cabinet Secretariat/ Central Vigilance Commission / President’s Secretariat/ Vice-President’s Secretariat/ Prime Minister’s Office/ Planning Commission / Election Commission
3. Central Information Commission/State Information Commissions.
4. Staff Selection Commission, CGO Complex, New Delhi
5. Office of the Comptroller & Auditor General of India, 10, Bahadur Shah Zafar Marg, New Delhi.
6. All officers/Desks/Sections, Department of Personnel & Training and Department of Pension & Pensioners Welfare.संख्या-10/20/2006-आई.आर.
   भारत सरकार
   कार्मिक, लोक शिकायत तथा पैशन मंत्रालय
   (कार्मिक और प्रशिक्षण विभाग)

नॉर्थ ब्लॉक, नई दिल्ली,
दिनांक: 21 सितम्बर, 2007

कार्यालय ज्ञापन

विषय: सूचना का अधिकार अधिनियम, 2005 के अंतर्गत वार्षिक गोपनीय रिपोर्ट का प्रकटन।

अधोहस्ताक्षरी को यह कहने का निदेश हुआ है कि सूचना का अधिकार अधिनियम, 2005 के अंतर्गत कई ऐसे आवेदन प्राप्त होते हैं जिनमें कर्मचारियों की वार्षिक गोपनीय रिपोर्ट (ए.सी.आर.) की प्रतियां प्रदान करने का अनुरोध किया जाता है। उक्त अधिनियम के अंतर्गत ए.सी.आर. के प्रकटन से संबंधित मामले की विधि कार्य विभाग के परामर्श से जाँच की गई है।
2. सूचना का अधिकार अधिनियम की धारा 8 की उप-धारा (1) के खण्ड (ज) में यह व्यवस्था है कि किसी भी नागरिक को ऐसी जानकारी प्रदान करने की कोई बाध्यता नहीं है जो व्यक्तिगत जानकारी से संबंधित हो और जिसके प्रकटन का किसी सार्वजनिक कार्यकलाप अथवा हित से कोई संबंध नहीं हो, अथवा जो व्यक्ति की गोपनीयता को अवांछित रूप से भंग करे, बशर्ते जन सूचना अधिकारी अथवा अपील प्राधिकारी जो भी स्थिति हो, इस बात से संतुष्ट हो कि व्यापक जनहित ऐसी सूचना के प्रकटन को न्यायोचित ठहराता है। किसी भी ए.सी.आर. में रिपोर्ट किए गए अधिकारी के चरित्र, क्षमता और अन्य गुणों से संबंधित जानकारी होती है जिसके किसी अन्य व्यक्ति को प्रकटन से व्यक्ति की गोपनीयता पर अवांछित हमला होता है। इसके अतिरिक्त, वार्षिक गोपनीय रिपोर्ट, जैसा कि नाम से ही स्पष्ट है, एक गोपनीय दस्तावेज है। कार्यालय गृह अधिनियम, 1923 का सूचना का अधिकार अधिनियम द्वारा पूर्णतया अधिक्रमण नहीं हुआ है। अधिनियम की धारा 8 की उप-धारा (2) के द्वारा लोक प्राधिकारी को यह विशेषाधिकार दिया गया है कि वह किसी अधिकारी की वार्षिक गोपनीय रिपोर्ट का प्रकटन सम्यद्ध अधिकारी को अथवा किसी अन्य आवेदक को करे अथवा न करे।3. उपर्युक्त चर्चा से स्पष्ट है कि लोक प्राधिकारी किसी कर्मचारी की वार्षिक गोपनीय रिपोर्ट उसी कर्मचारी अथवा किसी अन्य व्यक्ति के समक्ष प्रकट करने के लिए बाध्य नहीं है क्योंकि वार्षिक गोपनीय रिपोर्ट सूचना का अधिकार अधिनियम की धारा 8 की उप-धारा (1) के खण्ड (अ) द्वारा संरक्षित है; और वार्षिक गोपनीय रिपोर्ट एक गोपनीय दस्तावेज है जिसके प्रकटन को कार्यालय गोपनीय अधिनियम, 1923 द्वारा संरक्षित किया गया है। तथापि, जैसा कि ऊपर बताया जा चुका है लोक प्राधिकारी को किसी कर्मचारी की ए.सी.आर. को स्वयं कर्मचारी अथवा किसी अन्य व्यक्ति को प्रकटन का विशेषाधिकार है, यदि लोक प्राधिकारी संतुष्ट है कि प्रकटन में जनहित संरक्षित हितों के नुकसान से अधिक महत्वपूर्ण है। यदि ऐसा महसूस किया जाता है कि किसी कर्मचारी की वार्षिक गोपनीय रिपोर्ट के प्रकटन में जनहित संरक्षित हित से अधिक महत्वपूर्ण है तो वार्षिक गोपनीय रिपोर्ट के प्रकटन का निर्णय सक्षम प्राधिकारी के अनुमोदन से लिया जाना चाहिए। इस मामले में सक्षम प्राधिकारी का चयन संबंधित लोक प्राधिकरण द्वारा किया जाएगा।

(कृष्ण गोपाल वर्मा)
निदेशक
दूरभाष-23092158

सेवा में,

1. भारत सरकार के सभी मंत्रालय/विभाग।
2. संघ लोक सेवा आयोग/लोक सभा सचिवालय/राज्य सभा सचिवालय/मंत्रिमंडल सचिवालय/केन्द्रीय सतर्कता आयोग/राष्ट्रपति सचिवालय/उप राष्ट्रपति सचिवालय/प्रधानमंत्री कार्यालय/योजना आयोग/निर्वाचन आयोग।
3. केन्द्रीय सूचना आयोग/राज्य सूचना आयोग।
4. कर्मचारी चयन आयोग, सी.जी.ओ. काम्प्लेक्स, लोदी रोड, नई दिल्ली।
5. भारत के नियंत्रक और महालेखा परीक्षक का कार्यालय, 10, बहादुर शाह जफर मार्ग, नई दिल्ली।
6. सभी अधिकारी/डेस्क/अनुभाग, कार्मिक और प्रशिक्षण विभाग तथा पेंशन और पेंशनभोगी कल्याण विभाग।