This document is an office memorandum from the Government of India, Ministry of Personnel, Public Grievances & Pensions, directing all public authorities to update their records. It emphasizes that the Right to Information Act, 2005, mandates proper cataloging and indexing of records. The memo references the Second Administrative Reforms Commission’s report, which identified poor record-keeping as a significant weakness. The Commission recommended earmarking 1% of funds from Flagship Programmes for five years to improve record updating, infrastructure, manual creation, and public records offices. The memorandum clarifies that record maintenance and updating are ongoing processes and the responsibility of the concerned public authorities, who should utilize their own resources and make necessary budgetary provisions. The content of this memo is to be brought to the notice of all concerned entities, including various government ministries, commissions, and secretariats, and copies are to be sent to the Chief Secretaries of all States and Union Territories.
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No.1/33/2007-IR
Government of India
Ministry of Personnel, Public Grievances & Pensions
(Department of Personnel & Training)
North Bicok, New Delhi,
Dated: the 14th November, 2007
OFFICE MEMORANDUM
Subject: Updating of Records- Recommendations of the Second Administrative Reforms Commission.
The undersigned is directed to say that with a view to ensuring proper maintenance of records, the Right to Information Act, 2005, mandates that every public authority shall maintain all its records duly catalogued and indexed in a proper manner. The Second Administrative Reforms Commission, in its First Report (June 2006), ‘Right to Information – Master Key to Good Governance’, has observed that the weakest link in our information system is the neglect of record keeping. The Commission has recommended that, as a one-time measure, the Government of India should earmark 1% of the funds of all Flagship Programmes for a period of five years for updating records, improving infrastructure, creating manuals, and establishing the Public Records Offices.
- The maintenance and updating of records is a continuing process which every public authority is obligated to do. Improving the infrastructure and bringing out the necessary manuals are also continuing processes, and the responsibility of the concerned public authorities. All the public authorities should update their records, improve their infrastructure, bring out necessary manuals from within their resources. They may make specific budgetary provisions for the purpose as per their requirement.
-
Contents of this OM may be brought to the notice of all concerned.
(K.G. Verna)
Director
- All the Ministries / Departments of the Government of India
- Union Public Service Commission/ Lok Sabha Sectt./ Rajya Sabha Secretariat/ Cabinet Secretariat/ Central Vigilance Commission/ President’s Secretariat/ Vice-President’s Secretariat/ Prime Minister’s Office/ Planning Commission/Election Commission.
- Central Information Commission/State Information Commissions.
- Staff Selection Commission, CGO Complex, New Delhi
- Office of the Comptroller & Auditor General of India, 10, Bahadur Shah Zafar Marg, New Delhi.
- All officers/Desks/Sections, Department of Personnel & Training and Department of Pension & Pensioners Welfare.
Copy to: Chief Secretaries of all the States/UTs.संख्या-1/33/2007-आई.आर.
भारत सरकार
कार्मिक, लोक शिकायत तथा पेंशन मंत्रालय
(कार्मिक और प्रशिक्षण विभाग)
नोर्थ ब्लॉक, नई दिल्ली,
दिनांक: 14 नवम्बर, 2007
कार्यालय ज्ञापन
विषय: रिकार्डों को अद्यतन बनाना – द्वितीय प्रशासनिक सुधार आयोग की सिफारिशें।
अधोहस्ताक्षरी को यह कहने का निर्देश हुआ है कि रिकार्डों का समुचित रख-रखाव सुनिश्चित करने के लिए सूचना का अधिकार अधिनियम, 2005 यह अधिदेशित करता है कि प्रत्येक लोक प्राधिकारी अपने सभी रिकार्डों को समुचित रूप से तालिका बद्ध और सारणी बद्ध रूप में रखें। द्वितीय प्रशासनिक सुधार आयोग ने अपनी प्रथम रिपोर्ट (जून, 2006) ‘सूचना का अधिकार-सुशासन की मास्टर कुंजी’ में यह टिप्पणी की है कि हमारी सूचना प्रणाली में रिकार्ड कीपिंग को नजरन्दाज करना सबसे कमजोर लिंक है। आयोग ने यह सिफारिश की है कि एकबारगी उपाय के रूप में भारत सरकार, रिकार्डों को अद्यतन बनाने, आधारभूत संरचना में सुधार लाने, मैनुअल बनाने और लोक रिकार्ड कार्यालय स्थापित करने के लिए पाँच वर्ष की अवधि के लिए सभी आधारभूत कार्यक्रमों की निधियों का 1% हिस्सा चिह्नित करें।
- रिकार्डों का रख-रखाव और अद्यतन किया जाना एक सतत प्रक्रिया है जिसका प्रत्येक लोक प्राधिकारी द्वारा निर्वहन किया जाना अपेक्षित है। आधारभूत संरचना में सुधार करना और आवश्यक मैनुअल तैयार करना भी सतत प्रक्रियाएँ हैं जो संबंधित लोक प्राधिकारियों की जिम्मेदारी है। सभी लोक प्राधिकारियों से अपेक्षा है कि वे अपने संसाधनों से अपने रिकार्डों का अद्यतन करें, उनकी आधारभूत संरचना में सुधार लाएँ और आवश्यक मैनुअल तैयार करें। वे अपनी आवश्यकतानुसार इस आशय के लिए विशिष्ट बजटीय प्रावधान कर सकते हैं।
-
इस कार्यालय ज्ञापन की विषय-वस्तु को सभी संबन्धितों के ध्यान में लाया जाए।
(कृष्ण गोपाल चतुर्थ)
निदेशक
सेवा में,
- भारत सरकार के सभी मंत्रालय/विभाग।
- संघ लोक सेवा आयोग//लोक सभा सचिवालय/राज्य सभा सचिवालय/मंत्रिमंडल सचिवालय/केन्द्रीय सतर्कता आयोग/राष्ट्रपति सचिवालय/उप राष्ट्रपति सचिवालय/प्रधानमंत्री कार्यालय/योजना आयोग/निर्वाचन आयोग।
- केन्द्रीय सूचना आयोग/राज्य सूचना आयोग।
- कर्मचारी चयन आयोग, सी.जी.ओ. काम्प्लेक्स, लोदी रोड, नई दिल्ली।
- भारत के नियंत्रक और महालेखा परीक्षक का कार्यालय, 10, बहादुर शाह जफर मार्ग, नई दिल्ली।
- कार्मिक और प्रशिक्षण विभाग तथा पेंशन और पेंशनभोगी कल्याण विभाग के सभी अधिकारी/डेस्क/अनुभाग।
प्रति प्रेषित : सभी राज्यों/संघ राज्य क्षेत्रों के मुख्य सचिव।